CÔNG CỤ DÀNH CHO CHỦ DOANH NGHIỆP

Lịch 168 & Ma trận thời gian

Mỗi tuần ai cũng có đúng 168 giờ. Khác biệt giữa người kín lịch mà không tiến và người vừa đủ thở mà vẫn đi tới nằm ở chỗ: 168 giờ đó rơi vào ô nào của ma trận.

Xếp lịch tuần ngay trên trang này, công cụ sẽ tự cộng giờ cho từng ô và chỉ ra bạn đang sống ở vùng nào.

Trước khi xếp lịch: bốn ô của ma trận

Mỗi việc trong tuần đều nằm ở một trong bốn ô dưới đây. Câu hỏi phân loại chỉ có hai: việc này có hạn chót gấp không (khẩn cấp) và không làm thì có ảnh hưởng đến kết quả dài hạn không (quan trọng).

KHẨN CẤP
KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG
Ô 1 · GIẢI QUYẾT

Khủng hoảng và hạn chót

  • Khách lớn phàn nàn, sự cố sản xuất
  • Hồ sơ thầu nộp ngày mai
  • Nhân sự chủ chốt xin nghỉ
Sống mãi ở đây thì kiệt sức. Ô 1 phình to thường là hậu quả của việc bỏ bê Ô 2 vài tháng trước.
Ô 2 · ĐẦU TƯ

Xây hệ thống, xây người

  • Viết quy trình, huấn luyện đội ngũ
  • Gặp khách tiềm năng, xây quan hệ
  • Lập kế hoạch quý, xem lại số liệu
  • Sức khoẻ, gia đình, học nghề
Đây là ô quyết định doanh nghiệp của bạn 12 tháng nữa. Không ai nhắc bạn làm, nên nó luôn bị đẩy xuống cuối — trừ khi bạn đặt nó vào lịch trước.
KHÔNG QUAN TRỌNG
Ô 3 · UỶ QUYỀN

Gấp với người khác, không gấp với bạn

  • Điện thoại, tin nhắn chen ngang
  • Họp bạn ngồi cho có mặt
  • Việc sự vụ người khác làm được 80%
Đây là ô nuốt nhiều giờ nhất mà chủ doanh nghiệp không nhận ra, vì làm xong thấy rất bận rộn và có ích.
Ô 4 · CẮT BỎ

Không gấp, không quan trọng

  • Lướt mạng xã hội không mục đích
  • Việc làm cho có, không ai cần kết quả
  • Họp không có quyết định nào
Không cần cắt sạch — cần biết mình đang tiêu bao nhiêu giờ ở đây mỗi tuần.
Cách Coach hướng dẫn ghi lịch: đừng ghi theo cảm giác của tuần lý tưởng. Hãy ghi tuần vừa rồi bạn đã thật sự sống thế nào, rồi mới xếp tuần tới. Con số ở Ô 2 giữa hai tuần đó chính là thước đo bạn đang tiến hay đang giậm chân.

Lịch 168 của bạn

Chọn một ô màu ở thanh bút, rồi bấm hoặc kéo trên lưới để tô khoảng thời gian. Muốn ghi tên việc: giữ Shift và bấm vào ô. Mọi thứ lưu ngay trên máy bạn, không gửi đi đâu.

Bút tô: Ô 1 · Khẩn + Quan trọng Ô 2 · Quan trọng, chưa gấp Ô 3 · Gấp, không quan trọng Ô 4 · Bỏ được Tẩy

Tuần này bạn đang sống ở ô nào?

Lấy lịch từ Google Calendar

Không cần khai báo tài khoản hay cấp quyền cho website. Bạn tải lịch của mình về máy rồi thả vào đây — tệp được đọc ngay trên máy bạn, không tải lên máy chủ nào.

  1. Mở Google Lịch trên máy tính → bấm bánh răng Cài đặt.
  2. Cột trái chọn Nhập và xuất → mục Xuất → bấm Xuất. Máy tải về một tệp .zip.
  3. Giải nén, bên trong có các tệp .ics — mỗi lịch một tệp. Chọn tệp lịch chính của bạn.
  4. Thả tệp .ics đó vào khung bên dưới. Công cụ sẽ tự điền các buổi đã có vào lưới.
  5. Việc còn lại là của bạn: tô lại màu theo bốn ô ma trận. Google biết bạn bận lúc nào, nhưng chỉ bạn mới biết việc đó thuộc ô nào.
Thả tệp .ics vào đây
hoặc bấm để chọn tệp từ máy

Lưu ý riêng tư: tệp lịch chứa tên khách và nội dung cuộc hẹn. Công cụ này chỉ đọc khung giờ và tên buổi để điền vào lưới, xử lý hoàn toàn trong trình duyệt của bạn và không gửi dữ liệu đi đâu. Khi in ra để dán tường, cân nhắc xoá tên riêng.