Mang danh người chủ nhưng làm việc như nhân viên
Nhiều chủ doanh nghiệp mang danh là “ông chủ”, nhưng mỗi ngày lại làm việc như một nhân viên bận rộn nhất công ty.
Buổi sáng xử lý đơn hàng.
Buổi trưa kiểm tra chứng từ.
Buổi chiều gặp khách hàng.
Buổi tối giải quyết những vấn đề nội bộ còn tồn đọng.
Điện thoại liên tục đổ chuông. Tin nhắn đến không ngừng. Việc này chưa xong, việc khác đã xuất hiện.
Cả ngày rất bận. Thậm chí, người chủ còn là người đến sớm nhất và về muộn nhất. Nhưng những công việc thực sự quyết định tương lai của doanh nghiệp lại chưa được thực hiện.
Không có thời gian xem lại chiến lược.
Không có thời gian phát triển đội ngũ.
Không có thời gian cải tiến hệ thống.
Không có thời gian tìm kiếm cơ hội tăng trưởng mới.
Người chủ làm rất nhiều việc, nhưng doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào chính người chủ.
Vấn đề không nằm ở việc các bạn làm quá ít.
Vấn đề nằm ở chỗ các bạn chưa tách rõ mình đang làm việc trong vai trò nào.
Nếu không nhận diện được vai trò, người chủ rất dễ dành cả ngày để hoàn thành công việc của nhân viên, nhưng lại bỏ trống chiếc ghế quan trọng nhất: chiếc ghế của người dẫn dắt doanh nghiệp.
Ba vai trò trong một doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, người chủ thường phải đảm nhiệm ba vai trò khác nhau.
Vai trò thứ nhất: Người chủ
Công việc của người chủ là xác định doanh nghiệp sẽ đi đâu và sẽ trở thành doanh nghiệp như thế nào.
Người chủ chịu trách nhiệm về tầm nhìn, mục tiêu, chiến lược, mô hình kinh doanh, lựa chọn con người và phân bổ nguồn lực.
Người chủ phải trả lời những câu hỏi như:
- Doanh nghiệp đang phục vụ ai?
- Giá trị khác biệt của doanh nghiệp là gì?
- Ba năm tới, doanh nghiệp muốn đạt đến quy mô nào?
- Nguồn lực nên được tập trung vào đâu?
- Doanh nghiệp cần những con người nào để thực hiện chiến lược?
Đây là những công việc quan trọng nhưng thường không tạo ra kết quả ngay lập tức. Chính vì chưa tạo ra kết quả ngay nên chúng rất dễ bị trì hoãn.
Nhưng nếu người chủ không thực hiện những công việc này, doanh nghiệp sẽ bận rộn mà không có phương hướng.
Vai trò thứ hai: Người quản lý
Công việc của người quản lý là biến mục tiêu thành kế hoạch và biến kế hoạch thành kết quả.
Người quản lý chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phân công công việc, hướng dẫn đội ngũ, theo dõi tiến độ, kiểm tra chất lượng, đo lường kết quả và cải thiện hiệu suất.
Người quản lý phải trả lời những câu hỏi như:
- Ai chịu trách nhiệm về công việc này?
- Kết quả cần đạt là gì?
- Thời hạn hoàn thành khi nào?
- Tiêu chuẩn đánh giá ra sao?
- Tiến độ đang ở đâu?
- Vấn đề nào cần được xử lý?
Nếu thiếu vai trò quản lý, chiến lược dù đúng cũng khó trở thành kết quả thực tế.
Vai trò thứ ba: Người thực thi
Người thực thi là người trực tiếp hoàn thành công việc chuyên môn.
Đó có thể là bán hàng, chăm sóc khách hàng, xử lý đơn hàng, làm báo cáo, kiểm tra chứng từ, giải quyết khiếu nại hoặc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể.
Người thực thi trả lời câu hỏi:
Hôm nay tôi cần hoàn thành công việc gì?
Trong giai đoạn đầu, người chủ có thể phải đảm nhiệm cả ba vai trò. Đây là điều bình thường.
Nhưng nếu doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm mà người chủ vẫn dành phần lớn thời gian để thực thi, đó là dấu hiệu doanh nghiệp chưa có hệ thống và đội ngũ chưa đủ khả năng vận hành độc lập.
Khi người chủ trở thành điểm nghẽn
Có một nghịch lý thường xảy ra trong doanh nghiệp:
Người chủ là người giỏi nhất, tận tâm nhất và có trách nhiệm nhất. Nhưng chính người chủ cũng có thể trở thành điểm nghẽn lớn nhất của doanh nghiệp.
Mọi quyết định đều phải chờ người chủ.
Mọi vấn đề đều phải hỏi người chủ.
Mọi khách hàng quan trọng đều phải do người chủ chăm sóc.
Mọi hợp đồng đều phải được người chủ kiểm tra.
Mọi khoản chi đều phải được người chủ phê duyệt.
Mọi nhân sự gặp khó khăn đều tìm đến người chủ.
Ban đầu, người chủ cảm thấy mình rất quan trọng. Nhưng càng về sau, sự quan trọng ấy càng trở thành gánh nặng.
Doanh nghiệp không thể phát triển nhanh hơn tốc độ xử lý công việc của một người.
Dù người chủ làm việc mười hai giờ hay mười sáu giờ mỗi ngày, thời gian và sức lực vẫn có giới hạn.
Nếu mọi việc đều phải đi qua người chủ, quy mô doanh nghiệp sẽ bị giới hạn bởi chính năng lực cá nhân của người chủ.
Khi đó, người chủ không còn điều hành một hệ thống. Người chủ đang tự mình gánh cả hệ thống trên vai.
Một doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào người sáng lập có thể tạo ra doanh thu, nhưng chưa chắc đã tạo ra một tài sản có giá trị.
Phép thử ba mươi ngày
Tôi thường đặt cho các chủ doanh nghiệp một câu hỏi:
“Nếu bạn nghỉ làm trong ba mươi ngày, doanh nghiệp sẽ tiếp tục vận hành hay bắt đầu hỗn loạn?”
- Nếu người chủ vắng mặt trong ba mươi ngày, khách hàng có tiếp tục được phục vụ đúng tiêu chuẩn không?
- Đội ngũ có biết mình phải làm gì không?
- Các cuộc họp có diễn ra đúng lịch không?
- Những chỉ số quan trọng có được theo dõi không?
- Các vấn đề phát sinh có người đủ thẩm quyền giải quyết không?
- Doanh thu có tiếp tục được tạo ra không?
Nếu câu trả lời là “có”, doanh nghiệp đang dần hình thành một hệ thống có khả năng vận hành độc lập.
Nếu câu trả lời là “không”, người chủ chưa thực sự sở hữu một doanh nghiệp.
Người chủ đang sở hữu một công việc có quy mô lớn hơn, nhiều nhân viên hơn, nhiều chi phí hơn và nhiều áp lực hơn.
Phép thử ba mươi ngày không có nghĩa là người chủ phải rời bỏ doanh nghiệp.
Phép thử này giúp chúng ta nhìn rõ mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp vào người chủ.
Một doanh nghiệp khỏe mạnh không phải là doanh nghiệp không cần người chủ. Đó là doanh nghiệp không cần người chủ trực tiếp xử lý mọi công việc hằng ngày.
Người chủ vẫn cần có mặt, nhưng sự có mặt ấy phải dành cho định hướng, phát triển con người, cải tiến hệ thống và tạo ra tương lai.
Phân loại lại công việc của người chủ
Để thay đổi, các bạn hãy theo dõi toàn bộ công việc của mình trong một tuần.
Ghi lại từng việc đã làm và thời gian đã sử dụng. Sau đó, chia các công việc thành ba nhóm.
Nhóm thứ nhất: Công việc của người chủ
Đây là những công việc liên quan đến tầm nhìn, mục tiêu, chiến lược, lựa chọn con người, phân bổ nguồn lực, phát triển mô hình kinh doanh và tìm kiếm cơ hội mới.
Nhóm thứ hai: Công việc quản lý
Đây là những công việc liên quan đến lập kế hoạch, giao việc, họp đội ngũ, kiểm tra tiến độ, đo lường kết quả và xử lý những vấn đề vượt quá thẩm quyền của nhân viên.
Nhóm thứ ba: Công việc thực thi
Đây là những công việc chuyên môn cụ thể mà một nhân viên được đào tạo phù hợp có thể đảm nhiệm.
Sau khi phân loại, hãy tiếp tục đặt bốn câu hỏi:
- Công việc nào chỉ mình tôi mới có thể làm?
- Công việc nào có thể chuẩn hóa thành quy trình?
- Công việc nào có thể giao cho người khác?
- Công việc nào có thể loại bỏ mà không ảnh hưởng đến kết quả?
Đừng vội giao việc khi chưa có tiêu chuẩn rõ ràng.
Muốn giao được việc, người chủ cần xác định kết quả mong đợi, cách thực hiện, thời hạn hoàn thành, quyền hạn được trao và phương pháp kiểm tra.
Giao việc không phải là đẩy trách nhiệm sang cho người khác.
Giao việc là chuyển giao trách nhiệm cùng với mục tiêu, tiêu chuẩn, nguồn lực và quyền hạn phù hợp.
Khi công việc được chuẩn hóa và chuyển giao đúng cách, người chủ mới có thể rời khỏi vai trò thực thi để trở về đúng vai trò của mình.
Bốn việc người chủ phải làm mỗi tuần
Dù doanh nghiệp đang ở quy mô nào, mỗi tuần người chủ cũng cần dành thời gian cố định cho bốn nhóm công việc.
Một là, xem lại mục tiêu và các chỉ số quan trọng
Người chủ không thể điều hành doanh nghiệp chỉ bằng cảm giác.
Cần biết doanh thu đang tăng hay giảm.
Số lượng khách hàng tiềm năng có đủ không.
Tỷ lệ chuyển đổi đang ở mức nào.
Khách hàng có quay lại không.
Dòng tiền có an toàn không.
Năng suất của đội ngũ đang thay đổi như thế nào.
Không có số liệu, người chủ chỉ đang đoán.
Hai là, phát triển đội ngũ lãnh đạo
Doanh nghiệp không thể phát triển nếu mọi năng lực quản lý chỉ tập trung ở một người.
Người chủ cần dành thời gian huấn luyện đội ngũ, nâng cao khả năng ra quyết định, xác lập trách nhiệm và xây dựng những người có thể dẫn dắt người khác.
Một người chủ giỏi không tạo ra nhiều người phụ thuộc vào mình.
Một người chủ giỏi tạo ra nhiều người có thể tự chịu trách nhiệm.
Ba là, xây dựng và cải tiến hệ thống
Mỗi vấn đề lặp lại nhiều lần đều cho thấy hệ thống đang thiếu hoặc chưa đủ rõ ràng.
Nếu khách hàng liên tục phàn nàn về cùng một vấn đề, cần xem lại quy trình phục vụ.
Nếu nhân viên thường xuyên hỏi cùng một câu hỏi, cần xem lại hướng dẫn công việc.
Nếu chất lượng phụ thuộc vào từng cá nhân, cần xây dựng tiêu chuẩn chung.
Người chủ không nên dành cả đời để dập tắt những đám cháy giống nhau.
Người chủ cần xây dựng một hệ thống giúp những đám cháy ấy không tiếp tục xuất hiện.
Bốn là, tìm kiếm cơ hội tăng trưởng mới
Trong khi đội ngũ tập trung vận hành công việc hiện tại, người chủ phải nhìn về phía trước.
- Thị trường đang thay đổi như thế nào?
- Nhu cầu nào của khách hàng chưa được đáp ứng?
- Sản phẩm nào cần được cải tiến?
- Kênh bán hàng nào cần được phát triển?
- Đối tác chiến lược nào có thể giúp doanh nghiệp tiến nhanh hơn?
Nếu người chủ chỉ bận giải quyết việc hôm nay, sẽ không có ai chuẩn bị cho ngày mai.
Doanh nghiệp có thể vận hành khi không có bạn
Người chủ giỏi không phải là người làm được nhiều việc nhất.
Người chủ giỏi là người xây dựng được một doanh nghiệp vẫn tạo ra kết quả khi mình không trực tiếp có mặt.
Điều này không làm giảm vai trò của người chủ.
Ngược lại, nó nâng vai trò của người chủ lên một cấp độ cao hơn.
Từ người trực tiếp làm việc trở thành người thiết kế công việc.
Từ người giải quyết mọi vấn đề trở thành người xây dựng đội ngũ biết giải quyết vấn đề.
Từ người kiểm soát từng hành động trở thành người thiết lập mục tiêu, tiêu chuẩn và cơ chế đo lường.
Từ người tạo ra kết quả bằng sức mình trở thành người xây dựng một hệ thống có thể tạo ra kết quả bền vững.
Tách vai không có nghĩa là người chủ từ bỏ trách nhiệm.
Tách vai là để người chủ chịu trách nhiệm đúng ở cấp độ của mình.
Khi là người chủ, hãy tập trung vào phương hướng và tương lai.
Khi là người quản lý, hãy tập trung vào kế hoạch, con người và kết quả.
Khi phải trực tiếp thực thi, hãy biết rõ vì sao mình đang làm, làm trong bao lâu và ai sẽ là người tiếp nhận công việc đó.
Đừng để một công việc tạm thời trở thành vị trí cố định của người chủ.
Đừng để sự bận rộn tạo cho mình cảm giác rằng doanh nghiệp đang phát triển.
Và đừng tự hào vì doanh nghiệp không thể vận hành nếu thiếu mình.
Thành công thật sự của người chủ không nằm ở việc doanh nghiệp cần mình đến mức nào.
Thành công nằm ở việc mình đã xây dựng được bao nhiêu con người, bao nhiêu quy trình và bao nhiêu năng lực để doanh nghiệp tiếp tục phát triển mà không phụ thuộc vào sự có mặt thường xuyên của mình.
Câu hỏi dành cho các bạn hôm nay là:
- Trong lịch làm việc tuần này, có bao nhiêu giờ các bạn thực sự làm công việc của một người chủ?
- Và có bao nhiêu giờ các bạn vẫn đang làm nhân viên cho chính doanh nghiệp của mình?