Trong phần lớn cuộc trò chuyện về thuê ngoài, có một khoảnh khắc lặp đi lặp lại: người chủ mở bảng tính, đặt mức lương của một nhân sự cạnh con số trong bản báo giá của đối tác, rồi kết luận bên nào đắt hơn.
Hai con số ấy đứng cạnh nhau rất gọn gàng. Vấn đề là chúng hiếm khi đang nói về cùng một thứ.
Một nhân sự mười lăm triệu không phải là mười lăm triệu
Con số trên hợp đồng lao động chỉ là phần nổi. Phía dưới nó là một danh sách dài mà bảng lương không ghi:
- Chi phí tuyển dụng — đăng tin, sàng lọc, phỏng vấn, và thời gian của những người tham gia tuyển
- Chi phí đào tạo — vài tuần đến vài tháng trước khi người mới tạo ra giá trị thật
- Chi phí quản lý — mỗi nhân sự thêm vào là thêm một phần thời gian của người quản lý trực tiếp
- Công cụ và chỗ làm — phần mềm, thiết bị, chỗ ngồi, các khoản định kỳ đi kèm
- Thời gian thử sai — những lần làm lại trong giai đoạn đội ngũ còn đang học
- Rủi ro nghỉ việc — nếu người ấy rời đi sau tám tháng, phần lớn khoản đầu tư ở trên phải chi lại từ đầu
Và khoản cuối cùng, thường là khoản đắt nhất: chi phí cơ hội của chính người lãnh đạo. Mỗi vị trí tự xây là thêm một mảng việc mà người chủ phải để tâm, phải hướng dẫn, phải xử lý khi có vấn đề. Không hoá đơn nào ghi khoản này, nhưng nó lấy đi đúng thứ khan hiếm nhất trong doanh nghiệp.
Một hợp đồng hai mươi lăm triệu cũng không phải là hai mươi lăm triệu
Phía thuê ngoài cũng có phần chìm của nó, và bỏ qua phần này là cách nhanh nhất để thất vọng sau ba tháng:
- Chi phí tìm và chọn nhà cung cấp — khảo sát, so sánh, thương thảo
- Chi phí giao tiếp — mỗi tuần một buổi làm việc, mỗi buổi một giờ, nhân cho mười hai tháng
- Chi phí kiểm soát — ai đọc kết quả, ai nghiệm thu, ai phát hiện khi chất lượng trượt
- Chi phí chỉnh sửa — số vòng làm lại vì hai bên hiểu khác nhau về yêu cầu
- Chi phí chuyển đổi đối tác — khoản không có trong bảng giá, nhưng có thật vào ngày phải đổi nhà cung cấp
Chi phí chuyển đổi là khoản hay bị đánh giá thấp nhất. Nó bao gồm thời gian bàn giao, rủi ro gián đoạn, và cả tình huống xấu nhất: dữ liệu và tài khoản gốc nằm trong tay đối tác cũ.
Cách so sánh cho đúng
Nguyên tắc rất đơn giản: cố định đầu ra rồi mới so chi phí, chứ không so chi phí rồi hy vọng đầu ra giống nhau.
Trước khi mở bảng tính, hãy viết ra bốn thứ:
- Đầu ra — kết quả cụ thể cần đạt, đo được bằng con số hoặc bằng một tiêu chí rõ ràng
- Tiêu chuẩn — mức chất lượng tối thiểu chấp nhận được
- Tốc độ — bao lâu thì phải có kết quả đầu tiên, và nhịp giao hàng sau đó
- Mức rủi ro chấp nhận được — sai tới đâu thì còn sửa được
Sau đó mới tính tổng chi phí của mỗi phương án để đạt đúng bốn thứ ấy, trong cùng một khoảng thời gian — tôi thường đề nghị tính theo mười hai tháng, vì dưới sáu tháng thì phương án tự làm luôn trông đắt một cách bất công, còn trên hai năm thì mọi dự báo đều mất độ tin cậy.
Ba lỗi hay gặp khi tính
Lỗi thứ nhất: quên thời gian của người chủ. Nếu một phương án ngốn thêm bốn giờ mỗi tuần của người lãnh đạo, hãy quy đổi bốn giờ ấy ra tiền theo giá trị công việc mà người ấy đáng lẽ làm trong thời gian đó. Con số thường đủ lớn để đổi kết luận.
Lỗi thứ hai: so một đội đầy đủ với một gói dịch vụ tối thiểu. Nếu bản báo giá chỉ bao gồm phần triển khai, còn phần chiến lược và phần phân tích vẫn do bên mình làm, thì phải cộng thêm chi phí của phần bên mình vào trước khi so.
Lỗi thứ ba: coi năng lực tích luỹ là con số không. Phương án tự làm để lại một đội ngũ hiểu việc. Phương án thuê ngoài, nếu không có cơ chế chuyển giao, để lại một khoảng trống đúng bằng lúc bắt đầu. Khoảng trống ấy không hiện trên bảng tính năm nay, nhưng nó hiện rất rõ vào năm thứ ba.
Khi hai con số gần bằng nhau
Trường hợp này xảy ra thường xuyên hơn người ta tưởng, và nó thực ra là tin tốt: nó có nghĩa là quyết định không còn nằm ở tiền nữa, mà quay về ba câu hỏi gốc.
Đây có phải năng lực lõi không. Công ty có cần học việc này không. Nếu làm sai thì mất gì.
Khi chi phí ngang nhau, hãy chọn phương án làm doanh nghiệp mạnh hơn về lâu dài, chứ đừng chọn phương án nhẹ hơn trong quý này.
Một bài tập nhỏ trước mỗi quyết định
Trước khi chốt, hãy lấy một tờ giấy và viết ra hết những khoản chưa nằm trong hai con số đang so — cả phía tự làm lẫn phía thuê ngoài.
Danh sách ấy thường ngắn, thường mất mười lăm phút để viết, và thường đổi luôn câu trả lời.
Tiền là một biến số trong bài toán này. Nó không phải cả bài toán.