Khi đã trả lời xong ba câu hỏi về năng lực lõi, năng lực cần học và rủi ro, câu chuyện chuyển sang một việc tưởng dễ hơn nhưng lại hay hỏng: chọn ai để làm.
Tôi đã ký nhầm vài hợp đồng trong đời, và gần như lần nào lý do cũng giống nhau: hồ sơ của đối tác quá đẹp.
Hồ sơ đẹp trả lời sai câu hỏi
Một bộ hồ sơ tốt cho biết đối tác đã làm tốt cho người khác. Đó là thông tin có giá trị, nhưng nó trả lời câu hỏi “họ có năng lực không”, trong khi câu hỏi thật sự quyết định kết quả là “họ sẽ làm việc với mình như thế nào”.
Hai câu đó khác nhau nhiều hơn người ta tưởng. Cùng một đơn vị có thể xuất sắc với một khách hàng có quy trình rõ ràng và rất chật vật với một khách hàng đang trong giai đoạn thay đổi liên tục — mà phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đang ở trạng thái thứ hai.
Ba mươi ngày nói thật hơn ba buổi trình bày
Cách rẻ hơn và chắc hơn là mua một bằng chứng nhỏ trước khi mua một lời hứa lớn: một dự án ba mươi ngày, phạm vi hẹp, đầu ra đo được, giá trị đủ nhỏ để nếu hỏng thì không đau.
Trong ba mươi ngày ấy, hãy đo bốn thứ:
- Thời gian phản hồi khi có việc gấp — không phải lúc chào hàng, mà lúc đang chạy việc
- Số lần phải làm lại vì hiểu sai yêu cầu — và mỗi lần ấy ai là người phát hiện ra
- Cách họ đặt câu hỏi — người giỏi hỏi về bối cảnh kinh doanh và về khách hàng cuối, không chỉ hỏi về yêu cầu kỹ thuật
- Cách họ xử lý khi mình đổi yêu cầu giữa chừng — vì chuyện này chắc chắn sẽ xảy ra
Năng lực thật không nằm trong bản trình bày bán hàng. Nó nằm trong cách làm việc hằng ngày, và chỉ lộ ra khi đã bắt đầu làm.
Chi phí của một phép thử nhỏ luôn rẻ hơn chi phí gỡ một hợp đồng lớn đã ký sai.
Bảy dấu hiệu nên thuê ngoài
- Việc cần chuyên môn sâu mà doanh nghiệp không dùng thường xuyên
- Nhu cầu lên xuống theo mùa, nuôi cố định thì lãng phí
- Cần kết quả nhanh, không kịp tuyển và đào tạo
- Thị trường bên ngoài làm tốt hơn nhiều lần và giá hợp lý
- Việc có tiêu chuẩn rõ, đo được, dễ nghiệm thu
- Không nằm trong nhóm bảy thứ cốt lõi của doanh nghiệp
- Có sẵn người bên trong đủ hiểu để đặt yêu cầu và nghiệm thu
Dấu hiệu thứ bảy quan trọng hơn sáu dấu hiệu đầu. Đối tác không sửa được một bài toán mà chính người giao việc còn chưa hiểu.
Bảy dấu hiệu nên giữ trong nhà
- Việc chạm trực tiếp vào lời hứa cốt lõi với khách hàng
- Việc cần hiểu sâu bối cảnh nội bộ, giải thích cho người ngoài tốn hơn tự làm
- Việc tạo ra dữ liệu quan trọng cho quyết định
- Việc lặp lại hằng ngày với khối lượng lớn và ổn định
- Việc mà sai sót gây hậu quả không đảo ngược được
- Việc doanh nghiệp cần tích luỹ năng lực cho ba năm tới
- Việc chưa có quy trình rõ ràng
Dấu hiệu cuối cần một lưu ý: chưa có quy trình rõ ràng thì đừng giao ra ngoài vội — nhưng cũng đừng tưởng đưa nó vào nội bộ là xong. Đưa một quy trình mơ hồ vào trong nhà chỉ là chuyển chỗ của sự mơ hồ. Việc phải làm là làm rõ nó trước, rồi mới quyết định ai làm.
Bắt đầu bằng đầu ra, không bắt đầu bằng hoạt động
Khi viết yêu cầu cho đối tác, hãy mô tả kết quả cần đạt chứ đừng mô tả các việc cần làm.
“Mỗi tháng đăng hai mươi bài” là một hoạt động. “Mỗi tháng mang về ba mươi cuộc liên hệ đủ điều kiện, với chi phí không quá một mức đã định” là một đầu ra. Hoạt động là thứ đối tác làm. Đầu ra là thứ doanh nghiệp bỏ tiền mua.
Khi hợp đồng viết theo hoạt động, hai bên sẽ tranh luận về số lượng. Khi hợp đồng viết theo đầu ra, hai bên cùng nhìn về một hướng — và đối tác giỏi thường thích cách viết này hơn, vì nó cho họ quyền chọn cách làm.
Việc nên làm trong tuần này
Nếu bạn đang cân nhắc một hợp đồng thuê ngoài đáng kể, hãy làm ba việc trước khi ký:
- Viết lại yêu cầu theo đầu ra, không theo hoạt động.
- Cắt ra một phần nhỏ làm phép thử ba mươi ngày, và nói thẳng với đối tác rằng đây là phép thử.
- Đặt tên một người bên trong chịu trách nhiệm về kết quả — một cái tên, không phải một phòng ban.
Ba việc ấy mất chưa tới một buổi. Chúng không bảo đảm mọi hợp đồng đều thành công, nhưng chúng loại bỏ phần lớn những thất bại có thể đoán trước được.