GIAO VIỆC KHÔNG PHẢI LÀ CHUYỂN ĐẦU VIỆC SANG NGƯỜI KHÁC
Nhiều chủ doanh nghiệp nói rằng họ đã giao việc rồi, nhưng tuần nào cũng phải làm lại phần lớn công việc đó. Họ kết luận nhân viên chưa đủ năng lực, rồi thu việc về và tự làm cho nhanh.
Trong phần lớn trường hợp tôi quan sát được, vấn đề không nằm ở năng lực người nhận. Nó nằm ở chất lượng của lần giao việc: người giao mô tả đầu việc, còn người nhận cần biết kết quả.
Khác biệt giữa hai thứ đó rất lớn. “Gọi cho hai mươi khách hàng cũ” là đầu việc. “Sau hai tuần, có ít nhất năm khách hàng cũ đồng ý gặp lại để nghe giải pháp mới” là kết quả.
Khi chỉ nghe đầu việc, người nhận sẽ làm đủ số cuộc gọi rồi báo cáo đã xong. Khi nghe kết quả, họ tự điều chỉnh cách nói, chọn khách phù hợp và quay lại hỏi khi thấy hướng đi không dẫn tới đích.
Doanh nghiệp cũng vậy.
Một tổ chức không lớn lên vì có nhiều người bận. Nó lớn lên vì mỗi vị trí chịu trách nhiệm cho một kết quả rõ ràng, và người chủ không còn là điểm nghẽn của mọi quyết định nhỏ.
SÁU ĐIỀU PHẢI RÕ TRƯỚC KHI RỜI BÀN LÀM VIỆC
Tôi dùng một danh sách sáu mục cho mọi lần giao việc có giá trị. Thiếu bất kỳ mục nào, người nhận sẽ phải quay lại hỏi, và người giao lại tưởng rằng “giao rồi vẫn phải làm”.
- Rõ kết quả. Người nhận phải hình dung được thứ cuối cùng trông như thế nào, chứ không chỉ biết mình phải làm những động tác gì.
- Rõ tiêu chuẩn. Thế nào là đạt, thế nào là chưa đạt. Nếu không nói ra, mỗi bên sẽ dùng tiêu chuẩn riêng trong đầu mình.
- Rõ thời hạn. Một mốc cụ thể, kèm các mốc giữa chặng nếu việc kéo dài hơn hai tuần.
- Rõ quyền quyết. Người nhận được tự quyết trong khoảng nào, và việc gì bắt buộc phải hỏi trước.
- Rõ nguồn lực. Ngân sách, dữ liệu, phần mềm, và quyền nhờ ai hỗ trợ.
- Rõ nhịp báo lại. Báo khi nào, bằng hình thức nào, và cần trả lời câu hỏi gì trong mỗi lần báo.
Sáu mục này mất thêm khoảng mười phút cho mỗi lần giao. Nhưng nó thay thế cho hàng chục lần hỏi lại rải rác suốt hai tuần sau đó, và những lần hỏi lại mới là thứ ăn hết thời gian của người chủ.
MỤC HAY BỊ BỎ QUA NHẤT LÀ QUYỀN QUYẾT
Trong sáu mục, mục bị bỏ qua nhiều nhất là quyền quyết. Người chủ thường nói rõ kết quả và thời hạn, rồi im lặng ở chỗ quan trọng nhất: người nhận được phép tự quyết tới đâu.
Hệ quả là người nhận chọn phương án an toàn nhất, tức là hỏi trước mọi thứ. Người chủ thấy mình vẫn phải trả lời liên tục và kết luận rằng đội ngũ chưa sẵn sàng.
Cách gỡ đơn giản: đặt một ngưỡng bằng con số hoặc bằng mức rủi ro. Dưới ngưỡng thì tự quyết và báo lại sau. Trên ngưỡng thì hỏi trước khi làm. Ngưỡng đó sẽ được nới rộng dần theo thời gian.
CHUYỂN GIAO THEO BỐN TUẦN, KHÔNG CHUYỂN GIAO BẰNG MỘT BUỔI
Một công việc thật sự rời khỏi tay người chủ cần khoảng bốn tuần, không phải một buổi trao đổi. Tôi thường chia theo nhịp sau.
- Tuần một: người chủ làm, người nhận quan sát và ghi lại các bước cùng các tiêu chí đang được dùng để quyết.
- Tuần hai: hai người cùng làm, người nhận cầm phần chính, người chủ chỉ can thiệp khi có rủi ro thật.
- Tuần ba: người nhận làm một mình, người chủ soát lại kết quả trước khi nó ra tới khách hàng.
- Tuần bốn: người nhận chịu trách nhiệm trọn vẹn, người chủ chỉ đọc báo cáo theo nhịp đã hẹn.
Nhịp bốn tuần này có một tác dụng phụ rất tốt: nó buộc quy trình phải được viết ra. Thứ chưa viết được thành lời thì cũng chưa giao được cho ai.
BA CÂU HỎI ĐỂ BIẾT LẦN GIAO VIỆC CÓ ĐẠT HAY KHÔNG
Cuối mỗi lần giao, tôi đề nghị người chủ hỏi người nhận ba câu, và nghe câu trả lời bằng chính lời của họ.
- Kết quả cuối cùng của việc này là gì, nói theo cách em hiểu?
- Em sẽ tự quyết những gì, và sẽ hỏi anh ở chỗ nào?
- Điều gì có thể làm việc này chệch hướng, và khi đó em sẽ báo lại như thế nào?
Nếu ba câu trả lời khớp với điều người giao đang nghĩ, lần giao việc đó đã đạt. Nếu lệch, sửa ngay lúc này rẻ hơn nhiều so với sửa sau hai tuần.
Giao việc không làm người chủ nhàn hơn trong tuần đầu. Nó làm người chủ nhẹ hơn từ tháng thứ hai, và làm doanh nghiệp chạy được khi người chủ vắng mặt.
Việc rõ thì người mới lớn lên. Người lớn lên thì hệ thống đứng vững. Hệ thống đứng vững thì người chủ mới có thời gian cho phần việc không ai làm thay được.