Trả lời ngắn: Công ty nhỏ chỉ cần năm con số để điều hành: tiền mặt còn lại, doanh thu đã chốt, số cơ hội mới, một chỉ số chất lượng giao hàng, và một chỉ số con người. Đo mười lăm chỉ số nghĩa là không thật sự đo gì — vì không ai đủ thời gian nhìn hết mỗi tuần.
Điểm chốt
- Chỉ số tốt là chỉ số bạn dám ra quyết định dựa trên nó, không phải chỉ số dễ lấy nhất.
- Mỗi con số phải có tên một người lấy và một khung giờ cố định.
- Bảng một trang trên giấy hơn hẳn phần mềm không ai cập nhật.
- Ba tháng đầu chỉ cần thấy xu hướng, chưa cần đặt mục tiêu.
Bạn đang điều hành bằng con số hay bằng cảm giác?
Có một phép thử tôi hay đề nghị chủ doanh nghiệp làm ngay tại chỗ: “Không mở máy tính, bạn nói cho tôi ba con số của công ty tuần vừa rồi.” Phần lớn nói được doanh thu, số còn lại thì ước chừng.
Điều hành bằng cảm giác không sai khi công ty còn năm người và bạn chạm tay vào mọi việc. Nhưng qua mốc đó, cảm giác luôn trễ hơn thực tế khoảng một tháng — và một tháng là đủ để một vấn đề nhỏ thành vấn đề tốn tiền.
Năm chỉ số đầu tiên
1. Tiền mặt còn lại và cầm cự được bao lâu. Con số quan trọng nhất, và cũng là con số nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhìn khi đã căng. Lấy số dư hiện tại chia cho chi phí trung bình mỗi tháng — ra số tháng bạn còn thở được nếu doanh thu về không.
2. Doanh thu đã chốt trong tuần. Chốt là đã ký hoặc đã có cam kết chắc chắn, không tính cơ hội đang bàn. Con số này cho biết cỗ máy bán hàng còn chạy hay không.
3. Số cơ hội mới vào phễu. Đây là chỉ số dẫn dắt của tháng sau. Doanh thu tháng này là hệ quả của việc bạn đã làm sáu tuần trước; số cơ hội mới cho biết sáu tuần tới trông ra sao.
4. Một chỉ số chất lượng. Tùy ngành: tỷ lệ giao đúng hạn, số lần khách phàn nàn, tỷ lệ làm lại. Chọn thứ mà khi nó xấu đi, bạn mất khách chứ không chỉ mất vui.
5. Một chỉ số con người. Có thể là số giờ làm thêm của đội, số vị trí đang trống, hoặc đơn giản là số người nghỉ việc trong quý. Công ty nhỏ chết vì mất người nhiều hơn vì mất khách.
Quan điểm của tôi là: năm con số này phải nằm cùng một trang và xem cùng một lúc. Nhìn riêng lẻ, mỗi con số đều có thể được giải thích cho êm tai; nhìn cùng nhau thì chúng tự tố nhau.
Ai lấy số, lấy khi nào
Mỗi chỉ số ghi rõ ba thứ: ai lấy, lấy từ đâu, chốt vào khung giờ nào. Kinh nghiệm của tôi là chốt số vào chiều thứ Sáu và xem vào sáng thứ Hai — đủ gần để còn nóng, đủ xa để không ai phải làm gấp.
Nếu một chỉ số không ai lấy được trong mười phút, hãy đơn giản hóa nó. Con số gần đúng lấy đều đặn có ích hơn con số chính xác mà tháng nào cũng trễ.
Ba tháng đầu: chỉ nhìn xu hướng
Đừng vội đặt mục tiêu cho các chỉ số mới. Ba tháng đầu chỉ ghi và quan sát, để biết mức bình thường của chính công ty mình. Đặt ngưỡng trước khi biết mức nền là cách nhanh nhất tạo ra tranh cãi vô ích trong đội.
Ba sai lầm hay gặp
- Đo cái dễ lấy thay vì cái quan trọng. Lượt xem trang dễ lấy hơn số cơ hội mới, nhưng nó không giúp bạn quyết định gì.
- Thêm chỉ số mà không bỏ chỉ số. Danh sách chỉ dài ra, và cuối cùng không ai đọc.
- Chỉ mở bảng khi có chuyện. Chỉ số dùng để điều hành, không phải để truy trách nhiệm.
Việc tuần này
Vẽ một bảng năm dòng trên giấy: tên chỉ số, con số tuần này, ai lấy. Điền số của tuần vừa rồi — kể cả khi phải ước lượng. Ô nào bạn không điền nổi chính là ô cần xử lý đầu tiên, và việc cần làm ở đó là thống nhất cách ghi, chưa phải mua phần mềm.
Kết luận
Năm con số, một trang giấy, một khung giờ cố định mỗi tuần. Đó là toàn bộ hệ thống điều hành bằng số liệu mà một công ty nhỏ cần trong năm đầu — phần còn lại chỉ là công cụ.
Bài liên quan: Doanh nghiệp của bạn đang chạy bằng trí nhớ của ai? · KPI cho đội bán hàng: đo gì trước khi mua phần mềm · Viết SOP đầu tiên trong 45 phút
Đọc thêm trong chuyên mục Hệ thống & Vận hành → hoặc đặt một buổi trao đổi với tôi.