Tôi đã dự rất nhiều buổi bàn giao vị trí, và khoảnh khắc nào cũng giống nhau: người được đề bạt đứng lên nhận quyết định, cả phòng vỗ tay, có hoa và có ảnh. Nhưng câu hỏi quan trọng nhất của buổi hôm ấy thường không ai hỏi: sáu tháng nữa, đội ngũ dưới tay người này sẽ khác đi thế nào?
Bài này dành cho hai người: người chủ doanh nghiệp sắp đề bạt một nhân viên giỏi lên làm quản lý, và người nhân viên sắp ngồi vào chiếc ghế ấy lần đầu.
Vì sao đề bạt để thưởng công thường hỏng
Cách đề bạt phổ biến nhất ở doanh nghiệp nhỏ là chọn người làm chuyên môn giỏi nhất và trao cho họ chức danh quản lý như một phần thưởng. Vài tháng sau, người chủ nhận ra mình vừa mất một người làm giỏi và có thêm một người quản lý lúng túng, còn người được đề bạt thì kiệt sức vì vừa phải giữ việc cũ vừa phải gánh việc mới.
Gốc của vấn đề nằm ở cách hiểu chiếc ghế. Người nhận ghế như nhận thưởng sẽ coi đó là điểm đến. Người nhận ghế như nhận một lời hứa sẽ coi đó là điểm xuất phát, và hỏi ngay câu đúng: “Từ hôm nay, tôi chịu trách nhiệm cho điều gì của cả đội?”
Chiếc ghế quản lý thực sự là bốn việc
Nếu viết công việc của một người quản lý đội nhóm ra giấy, nó gọn trong bốn việc:
- Điều hành cuộc họp của đội đúng giờ, đúng trọng tâm, ai cũng biết mình phải báo cáo gì.
- Họp riêng với từng người định kỳ để nghe, gỡ vướng và giao việc.
- Dẫn đội tới mục tiêu đã thống nhất, gọi tên kết quả và đòi kết quả khi cần.
- Làm việc đều mỗi tuần với cấp trên để không bao giờ tự bơi một mình.
Chỉ có một trong bốn việc diễn ra trước mặt mọi người. Ba việc còn lại nằm ở những cuộc nói chuyện riêng, những cuộc gọi hằng tuần và những lần phải đòi kết quả từ chính đội của mình. Người quản lý giỏi không phải người làm hết mọi việc, mà là người khiến từng vị trí trong đội làm đúng phần của mình.
Bốn việc phải xong trước ngày nhận ghế
Một, ngồi với người tiền nhiệm ít nhất một buổi tử tế. Hỏi cho ra ba việc đang dở dang và ba người đang có nguy cơ nghỉ việc. Đừng nhận bàn giao bằng một tờ giấy; tờ giấy chỉ ghi được việc, không ghi được người.
Hai, học đủ kỹ năng quản lý căn bản và học cùng cả nhóm. Khi cả đội cùng hiểu một cách họp, một cách giao việc, một cách báo cáo, người quản lý mới không phải vừa làm vừa giải thích luật chơi.
Ba, lấp cho đủ vị trí trống trước khi đặt mục tiêu mới. Một đội thiếu người thì mục tiêu đẹp đến mấy cũng chỉ nằm trên giấy, và người quản lý mới sẽ lặng lẽ tự làm thay phần việc của ghế trống.
Bốn, hẹn một khung giờ cố định mỗi tuần với cấp trên trực tiếp. Cùng một khung giờ, mọi tuần. Đây là việc rẻ nhất trong bốn việc và là việc tạo ra khác biệt lớn nhất, vì nó biến “có gì cứ hỏi anh” thành một cuộc gặp thật.
Một thói quen cho ba mươi ngày đầu
Người mới nhận ghế thường muốn sửa mười thứ cùng lúc. Tôi chỉ khuyên một thói quen: mỗi tuần gọi tên đúng một con số trước cả đội. Tuần này là số khách hàng mới, tuần sau là số cuộc hẹn đã gặp, tuần sau nữa là số đơn đã chốt.
Cái gì được gọi tên mỗi tuần thì được cải thiện. Cái gì chỉ được nhắc mỗi tháng một lần trong báo cáo thì tiếp tục nằm yên. Nếu cần một khuôn cho cuộc nói chuyện riêng hằng tuần với từng người, bài “Họp một-một 20 phút, bốn câu” là chỗ bắt đầu.
Ba giá trị người quản lý mới cần nhất
Cho đi trước. Người ngồi ghế cao nhất phải là người cho đi nhiều nhất, vì cả đội học theo điều họ nhìn thấy chứ không học theo điều họ được nghe.
Tinh thần trách nhiệm. Nhận việc thì làm đến nơi. Không chỉ số nào tự tốt lên; nó chỉ tốt lên khi có một người chịu trách nhiệm gọi tên nó mỗi tuần.
Ghi nhận. Thứ rẻ nhất và bị bỏ quên nhiều nhất. Một người được gọi tên trước cả đội vì một việc làm tốt sẽ làm tốt lần thứ hai; một người lặng lẽ cố gắng suốt sáu tháng mà không ai nhìn thấy sẽ lặng lẽ ra đi.
Doanh nghiệp cũng vậy
Chiếc ghế quản lý không phải phần thưởng cho những gì một người đã làm tốt. Đó là lời hứa cho những gì cả đội sẽ làm được. Trước khi trao ghế, người chủ phải trao đủ ba thứ: mục tiêu rõ ràng, đội ngũ đủ người, và một con số được gọi tên mỗi tuần. Và nếu bạn đang nghĩ xa hơn, tới ngày chính mình rời ghế, bài “Người kế nhiệm bắt đầu từ lúc chưa cần” viết tiếp câu chuyện này.
Lần tới khi cả phòng vỗ tay cho một người vừa được đề bạt, hãy nhớ rằng tràng pháo tay ấy không dành cho những tháng đã qua, mà dành cho lời hứa của sáu tháng sắp tới.