Trả lời ngắn: Ủy quyền không phải chuyện giao hay không giao, mà là giao đến cấp nào. Bốn cấp: làm rồi báo · đề xuất rồi chờ duyệt · quyết rồi báo lại · toàn quyền. Chọn cấp theo năng lực người nhận và mức rủi ro của việc, rồi nâng dần từng cấp một.
Điểm chốt
- Giao hết hoặc không giao gì — cả hai đều tạo ra vấn đề.
- Cùng một người có thể ở cấp 1 với việc này và cấp 4 với việc khác.
- Nâng cấp phải nói ra thành lời, không để người kia tự đoán.
- Việc rủi ro cao mà người mới thì bắt đầu ở cấp 2, không phải cấp 4.
“Giao rồi mà vẫn phải làm lại”
Đây là câu tôi nghe nhiều nhất khi nói chuyện ủy quyền. Đào sâu thì thường lộ ra một trong hai thái cực: hoặc người chủ giao mà không nói rõ được quyết đến đâu, hoặc giao xong vẫn giữ mọi quyết định trong tay nên người nhận chỉ còn là người thi hành.
Cả hai đều xuất phát từ cùng một chỗ trống: không ai định nghĩa mức thẩm quyền đi kèm công việc.
Bốn cấp độ ủy quyền
Cấp 1 — Làm theo hướng dẫn, xong thì báo. Người nhận thực hiện theo quy trình có sẵn, không tự quyết. Dùng cho việc mới với người mới. Bạn kiểm kết quả, không kiểm từng bước.
Cấp 2 — Đề xuất phương án, chờ bạn duyệt. Người nhận nghiên cứu và mang về hai đến ba phương án kèm khuyến nghị. Bạn chọn. Đây là cấp huấn luyện tốt nhất, và cũng là cấp bị bỏ qua nhiều nhất — nhiều người nhảy thẳng từ cấp 1 lên cấp 4 rồi thất vọng.
Cấp 3 — Tự quyết, làm xong báo lại. Người nhận quyết trong phạm vi đã thống nhất, thông báo sau. Bạn chỉ can thiệp khi thấy lệch hướng.
Cấp 4 — Toàn quyền trong phạm vi. Người nhận chịu trách nhiệm cả kết quả lẫn cách làm, báo cáo theo định kỳ chứ không theo từng việc.
Chọn cấp: hai câu hỏi
Người này đã làm việc tương tự bao nhiêu lần? Chưa lần nào thì cấp 1. Vài lần và kết quả ổn thì cấp 2. Làm đều đặn tốt thì cấp 3.
Nếu việc này hỏng, hậu quả tới đâu? Hỏng mà sửa được trong ngày thì mạnh dạn cấp 3. Hỏng mà mất khách lớn hoặc mất tiền lớn thì giữ cấp 2, dù người đó giỏi.
Quan điểm của tôi là: cấp độ gắn với cặp người–việc, không gắn với chức danh. Một trưởng phòng giỏi vẫn nên ở cấp 2 khi lần đầu làm việc chưa từng làm.
Nâng cấp thế nào cho chắc
- Nói rõ hiện tại đang ở cấp nào và vì sao — người ta không tự đoán được điều này.
- Đặt điều kiện lên cấp: “ba lần liên tiếp kết quả đạt thì lần sau bạn tự quyết”.
- Khi lên cấp, nói thành lời và nói trước cả đội — thẩm quyền chỉ có thật khi người khác cũng biết.
- Xuống cấp cũng phải nói rõ lý do và điều kiện quay lại, không im lặng rút quyền.
Ba sai lầm hay gặp
- Giao việc mà không giao quyền. Người nhận thành người chạy vặt, và bạn vẫn là nút thắt.
- Nhảy cóc lên cấp 4 vì đang quá tải. Ủy quyền trong lúc hoảng gần như luôn kết thúc bằng việc thu quyền lại.
- Không thống nhất giới hạn bằng con số. “Được quyết những việc nhỏ” là câu vô nghĩa; “được quyết chi dưới năm triệu” thì ai cũng hiểu.
Việc tuần này
Liệt kê năm việc bạn đang phải duyệt thường xuyên nhất. Với mỗi việc, ghi tên người phụ trách và cấp hiện tại. Chọn đúng MỘT việc để nâng một cấp trong tuần này, nói rõ với người đó bằng lời, kèm giới hạn bằng con số. Bốn tuần sau nhìn lại danh sách — bạn sẽ thấy mình còn phải duyệt bao nhiêu.
Kết luận
Ủy quyền là việc nâng dần từng cấp, không phải cú buông tay một lần. Ai cũng làm được, nhưng nó đòi bạn nói rõ ra điều xưa nay vẫn ngầm hiểu: người này được quyết đến đâu.
Bài liên quan: Giao việc xong vẫn phải làm lại · 30 dấu hiệu doanh nghiệp đang phụ thuộc người chủ · Viết SOP đầu tiên trong 45 phút
Đọc thêm trong chuyên mục Lãnh đạo & Đội ngũ → hoặc đặt một buổi trao đổi với tôi.