Hôm nay là ngày cuối cùng của quý 3. Mai mọi người đi làm trở lại với một quý mới, và ba tháng ấy sẽ quyết định bức tranh tài chính của cả năm, bởi đây là quý có doanh thu cao nhất với phần lớn ngành, và cũng là quý không còn quý nào phía sau để sửa sai.
Tôi quan sát nhiều doanh nghiệp bước vào quý 4 và thấy có ba sai lầm lặp đi lặp lại. Điều đáng chú ý là cả ba đều xảy ra ngay trong tuần đầu tiên, khi mọi người còn đang hào hứng nhất.
Sai lầm thứ nhất: đặt quá nhiều mục tiêu
Khi người chủ muốn mọi chỉ số cùng tăng — doanh thu, biên lợi nhuận, số khách mới, tỷ lệ giữ khách, năng suất đội ngũ — thì đội ngũ sẽ tự chọn, và họ thường chọn việc dễ làm nhất hoặc việc vừa được nhắc gần nhất.
Kết quả là mục tiêu quan trọng nhất nằm lại đến tháng 12 mới được động đến. Một quý chỉ nên có một con số quan trọng nhất, và mọi người trong công ty phải trả lời được con số ấy là gì nếu bị hỏi bất chợt.
Sai lầm thứ hai: giao việc theo chức danh nhưng không giao kết quả
“Phụ trách truyền thông” khác hoàn toàn với “tạo một trăm hai mươi khách hàng đủ điều kiện trong quý, trong mức chi phí đã duyệt”. Vế đầu là một vai trò, vế sau là một cam kết.
Kết quả rõ tạo ra cuộc trao đổi rõ, và tạo ra cả cơ sở để khen hay để nhắc. Khi không có con số, cuộc họp giữa quý chỉ còn là nơi mỗi bên trình bày cảm nhận của mình về mức độ cố gắng.
Sai lầm thứ ba: bổ sung việc mới nhưng không lấy bớt việc cũ
Đầu quý là lúc ý tưởng nhiều nhất: thêm một kênh bán, thử một sản phẩm, làm lại bộ nhận diện, chạy một chiến dịch. Mỗi ý tưởng đều hợp lý khi đứng một mình.
Nhưng nguồn lực không tự tăng lên chỉ vì lãnh đạo có thêm ý tưởng. Mỗi việc mới được thêm vào mà không có việc cũ nào được bỏ ra thì thứ bị cắt bớt sẽ là chất lượng của những việc đang chạy, và điều đó chỉ lộ ra sau vài tuần.
Quản trị kế hoạch quý theo tuần, đừng theo tháng
Đây là nguyên tắc tôi vẫn đưa cho các doanh nghiệp trong suốt mười ba tuần của một quý. Mỗi tuần hai mươi phút cho bốn câu hỏi: con số hiện tại là bao nhiêu, tuần trước đã cam kết những gì, việc nào chưa xong và vì sao, tuần tới mỗi người làm gì.
Một tháng mới kiểm tra một lần thì đến lúc phát hiện lệch, quý đã đi được một phần ba, và phần thời gian còn lại không đủ để bù. Nhịp tuần cũng giúp người chủ phát hiện sớm những việc đang trôi mà không ai dám nói ra.
Nếu công ty chưa có nhịp này, có thể bắt đầu từ bản rút gọn trong bài 4DX rút gọn cho công ty mười đến năm mươi người, hoặc dùng mẫu một trang trong bài kế hoạch 90 ngày cho doanh nghiệp nhỏ.
Ba việc nên làm trước khi hết hôm nay
Chốt một con số quan trọng nhất của quý và viết nó ra giấy. Chỉ định một người chịu trách nhiệm cuối cùng cho từng mảng, không để hai người cùng chịu trách nhiệm một việc. Và lập danh sách những việc sẽ dừng làm trong ba tháng tới.
Ba quyết định đó nghe rất đơn giản, nhưng chúng quyết định việc mười ba tuần tới cả công ty cùng nhìn về một hướng, hay mỗi người nhìn một nơi. Hôm nay là ngày cuối cùng còn kịp chuẩn bị.