Một chủ doanh nghiệp có thể quản lý hàng trăm nhân viên, hàng nghìn khách hàng và doanh thu hàng chục tỷ đồng, nhưng vẫn không quản lý được lịch làm việc của chính mình. Buổi sáng vừa đến công ty đã có người chờ ký. Mở điện thoại lên là hàng chục tin nhắn.
Đang họp thì khách hàng gọi. Đang làm kế hoạch thì nhân viên báo một sự cố. Cuối ngày, người chủ cảm thấy rất mệt vì đã xử lý nhiều việc, nhưng những công việc quan trọng nhất vẫn chưa được thực hiện. Kế hoạch chiến lược vẫn để ngày mai. Quy trình vẫn chưa hoàn thiện.
Nhân sự chủ chốt vẫn chưa được huấn luyện. Sản phẩm mới vẫn chưa được quyết định. Một cơ hội hợp tác quan trọng vẫn chưa được nghiên cứu. Người chủ đã làm việc cả ngày, nhưng doanh nghiệp chưa chắc đã tiến lên. Vấn đề của phần lớn chủ doanh nghiệp không phải là không có đủ thời gian.
Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày. Vấn đề là thời gian đang bị phân bổ theo những việc xuất hiện trước mắt, thay vì theo những mục tiêu quan trọng nhất. Tôi có một quan điểm rất rõ ràng: Lịch làm việc của người chủ chính là bản chiến lược trung thực nhất của doanh nghiệp.
Các bạn có thể nói rằng chiến lược là ưu tiên số một. Nhưng nếu lịch làm việc không có thời gian dành cho chiến lược, thì chiến lược chưa thực sự là ưu tiên. Các bạn có thể nói phát triển đội ngũ rất quan trọng. Nhưng nếu không có thời gian huấn luyện và phản hồi cho nhân sự, phát triển đội ngũ mới chỉ là mong muốn.
Các bạn có thể nói sức khỏe và gia đình là nền tảng. Nhưng nếu tất cả thời gian đều được dành cho công việc, đó chưa phải là một sự ưu tiên có thật. Muốn quản lý thời gian của người chủ, đừng bắt đầu bằng việc tìm thêm một ứng dụng ghi việc. Hãy bắt đầu bằng việc xác định:
Người chủ phải tạo ra giá trị gì? Việc nào chỉ người chủ mới có thể làm? Việc nào cần loại bỏ? Việc nào cần giao cho người khác? Và thời gian nào phải được bảo vệ trước khi những việc khẩn cấp xuất hiện?
Người chủ không thiếu thời gian — người chủ thiếu quyền kiểm soát thời gian
Hãy thử nhìn lại một ngày làm việc bình thường. Bao nhiêu phần trăm thời gian được các bạn chủ động lên kế hoạch? Bao nhiêu phần trăm bị quyết định bởi tin nhắn, cuộc gọi, cuộc họp và yêu cầu của người khác? Có những chủ doanh nghiệp sở hữu công ty nhưng lại không sở hữu nổi hai giờ liên tục trong lịch của mình.
Nhân viên có thể đặt lịch. Khách hàng có thể gọi bất kỳ lúc nào. Đối tác có thể mời họp. Nhóm trò chuyện có thể gửi hàng trăm tin nhắn. Bất kỳ sự cố nào cũng có thể lập tức trở thành việc của người chủ. Nếu mọi người đều có quyền sử dụng thời gian của các bạn, nhưng chính các bạn không bảo vệ được thời gian cho những việc quan trọng, thì lịch làm việc không còn do người chủ điều hành.
Nó đang bị điều hành bởi môi trường xung quanh. Đây là lý do nhiều người chủ càng thành công lại càng bận. Doanh nghiệp càng lớn, số người có thể yêu cầu thời gian của họ càng nhiều. Nếu không có một hệ thống kiểm soát, lịch làm việc sẽ nhanh chóng bị lấp đầy.
Bận rộn không phải là một thành tích
Nhiều người vô thức coi bận rộn là bằng chứng cho thấy mình quan trọng. Lịch kín chứng tỏ có nhiều người cần mình. Điện thoại liên tục đổ chuông chứng tỏ công việc đang phát triển. Tối muộn vẫn xử lý tin nhắn chứng tỏ mình có trách nhiệm. Nhưng cần phân biệt rõ:
Bận rộn là mức độ sử dụng thời gian. Hiệu quả là mức độ tạo ra kết quả. Một người có thể rất bận nhưng phần lớn công việc không tạo ra giá trị chiến lược. Ngược lại, một quyết định đúng của người chủ trong ba mươi phút có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc.
Ví dụ:
- Quyết định dừng một sản phẩm liên tục thua lỗ
- Tuyển đúng một giám đốc vận hành
- Thay đổi chính sách công nợ
- Lựa chọn đúng nhóm khách hàng mục tiêu
- Chuẩn hóa một quy trình đang gây ra sai sót
- Loại bỏ một cuộc họp không tạo ra quyết định
- Những việc này có thể không làm người chủ trông bận rộn
Nhưng chúng tạo ra giá trị lớn hơn rất nhiều so với việc tự xử lý hàng chục công việc sự vụ. Đừng hỏi: “Hôm nay tôi bận đến mức nào?” Hãy hỏi: “Hôm nay thời gian của tôi đã tạo ra kết quả gì?”
Năm ngộ nhận khiến người chủ luôn thiếu thời gian
Ngộ nhận thứ nhất: việc khẩn cấp luôn là việc quan trọng. Một tin nhắn đến ngay bây giờ tạo cảm giác phải trả lời ngay. Một cuộc gọi liên tục khiến chúng ta nghĩ đó là việc quan trọng. Một nhân viên đứng trước cửa phòng tạo ra áp lực phải giải quyết.
Nhưng tính khẩn cấp thường chỉ phản ánh thời điểm người khác muốn có câu trả lời, không phản ánh giá trị của công việc đối với doanh nghiệp. Ngộ nhận thứ hai: người chủ phải luôn sẵn sàng. Có trách nhiệm không có nghĩa là phải phản hồi mọi yêu cầu ngay lập tức.
Nếu người chủ luôn sẵn sàng giải quyết, đội ngũ sẽ không học cách tự giải quyết. Sự sẵn sàng quá mức của người chủ có thể tạo ra sự phụ thuộc của nhân viên. Ngộ nhận thứ ba: làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian. Đang họp nhưng vẫn trả lời tin nhắn.
Đang viết kế hoạch nhưng vẫn kiểm tra thư điện tử. Đang nói chuyện với nhân viên nhưng vẫn xem điện thoại. Cơ thể có thể ngồi ở một chỗ, nhưng sự tập trung liên tục bị chuyển đổi. Kết quả là thời gian hoàn thành công việc kéo dài, chất lượng suy nghĩ giảm và người chủ mệt hơn.
Ngộ nhận thứ tư: việc gì mình làm nhanh hơn thì nên tự làm. Một công việc nhân viên thực hiện mất hai giờ, người chủ chỉ mất ba mươi phút. Vì vậy, người chủ tự làm. Nhưng nếu công việc đó lặp lại ba lần mỗi tuần, người chủ sẽ mất hàng chục giờ mỗi tháng.
Trong khi đó, nhân viên vẫn không được đào tạo để tiếp nhận. Ngộ nhận thứ năm: quản lý thời gian là cố gắng nhét thêm việc vào lịch. Quản lý thời gian không phải là làm được càng nhiều việc càng tốt. Quản lý thời gian là bảo đảm những việc quan trọng nhất được thực hiện trước khi thời gian bị những việc khác chiếm mất.
Câu hỏi đầu tiên: thời gian của người chủ đáng giá bao nhiêu?
Không nhất thiết phải quy đổi chính xác mỗi giờ của người chủ thành tiền. Nhưng các bạn cần hiểu nguyên tắc giá trị thời gian. Nếu một chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện công việc có thể thuê người làm với chi phí 200.000 đồng một giờ, trong khi bỏ qua một quyết định có thể tạo ra thêm hàng trăm triệu đồng lợi nhuận, doanh nghiệp đang sử dụng nguồn lực rất lãng phí.
Người chủ nên tập trung vào những việc có đòn bẩy cao.
Một giờ làm việc có đòn bẩy cao có thể:
- Giúp nhiều người làm việc tốt hơn
- Cải thiện một quy trình được sử dụng hàng nghìn lần
- Tạo ra một nguồn doanh thu mới
- Loại bỏ một khoản chi phí lớn
- Phát triển một lãnh đạo có khả năng gánh vác cả bộ phận
- Tạo ra một quan hệ chiến lược dài hạn
Ngược lại, công việc có đòn bẩy thấp thường chỉ giải quyết một kết quả nhỏ tại một thời điểm. Trước khi bắt đầu một công việc, hãy hỏi: Việc này tạo ra giá trị gì? Kết quả chỉ xảy ra một lần hay có thể tiếp tục tạo ra giá trị? Việc này có bắt buộc phải do tôi thực hiện không?
Nếu không làm việc này, điều gì thực sự xảy ra? Tôi đang bỏ lỡ công việc quan trọng nào để làm việc này?
Kiểm toán thời gian trong 14 ngày
Không thể quản lý thứ mà chúng ta không đo lường. Phần lớn người chủ biết mình bận, nhưng không biết chính xác thời gian đang đi đâu. Vì vậy, bước đầu tiên là thực hiện kiểm toán thời gian trong 14 ngày.
Cứ sau mỗi khoảng từ ba mươi đến sáu mươi phút, hãy ghi lại:
- Các bạn vừa làm việc gì?
- Công việc kéo dài bao lâu?
- Ai yêu cầu công việc đó?
Đó là việc đã lên kế hoạch hay phát sinh? Công việc đó tạo ra kết quả gì? Có bắt buộc người chủ phải làm không?
Sau đó, phân loại theo ba vai đã được đề cập trong Bài 11:
- Công việc của người chủ
- Công việc quản lý
- Công việc thực thi
Công việc của người chủ gồm:
- Chiến lược
- Mục tiêu
- Phân bổ nguồn lực
- Lựa chọn con người chủ chốt
- Quan hệ chiến lược
- Quản trị rủi ro
- Đổi mới và tăng trưởng
Công việc quản lý gồm:
- Lập kế hoạch
- Họp giao việc
- Kiểm tra
- Phản hồi
- Huấn luyện
- Giải quyết điểm nghẽn
- Đánh giá kết quả
Công việc thực thi gồm:
- Soạn báo giá
- Nhập dữ liệu
- Trực tiếp xử lý đơn hàng
- Kiểm tra từng chứng từ
- Chỉnh sửa từng nội dung
Thực hiện những công việc chuyên môn có thể chuẩn hóa và giao cho người khác. Sau 14 ngày, hãy tính tỷ lệ thời gian của từng nhóm. Kết quả có thể khiến các bạn bất ngờ. Một người mang chức danh giám đốc nhưng dành 70% thời gian để thực thi không thực sự có đủ thời gian làm giám đốc.
Doanh nghiệp càng phát triển, tỷ lệ thời gian dành cho vai người chủ càng phải tăng.
Phân loại công việc theo năm tầng giá trị
Sau khi ghi lại thời gian, hãy chia công việc thành năm tầng. Tầng một: công việc cần loại bỏ. Đây là những việc không tạo ra kết quả đáng kể. Ví dụ: Tham gia một cuộc họp không có mục tiêu. Đọc lại những báo cáo không được sử dụng để quyết định. Có mặt trong những nhóm trò chuyện không liên quan trực tiếp.
Kiểm tra nhiều lần một thông tin đã có người chịu trách nhiệm. Duy trì một hoạt động chỉ vì “từ trước đến nay vẫn làm”. Tầng hai: công việc có thể tự động hóa hoặc chuẩn hóa.
Ví dụ:
- Báo cáo định kỳ
- Nhắc lịch
- Tổng hợp dữ liệu
- Quy trình phê duyệt thông thường
- Trả lời những câu hỏi thường gặp
- Các mẫu hợp đồng, báo giá và thư phản hồi lặp lại
- Tầng ba: công việc có thể ủy quyền
Đây là những việc cần con người thực hiện nhưng không nhất thiết phải là người chủ. Người chủ cần xác định người tiếp nhận, tiêu chuẩn đầu ra, quyền hạn và lịch kiểm tra. Tầng bốn: công việc người chủ cần trực tiếp tham gia trong giai đoạn hiện tại.
Ví dụ:
- Huấn luyện một quản lý mới
- Xử lý một khách hàng chiến lược
- Đàm phán một hợp đồng có rủi ro cao
- Giải quyết một vấn đề ảnh hưởng lớn đến thương hiệu
- Tầng năm: công việc chỉ người chủ mới có thể làm
Đây là tầng cần được bảo vệ mạnh nhất.
Bao gồm:
- Xác định hướng đi
- Ra quyết định chiến lược
- Lựa chọn người lãnh đạo
- Xây dựng văn hóa
- Phân bổ vốn
- Quản trị những quan hệ quan trọng
- Chuẩn bị cho tương lai doanh nghiệp
- Mục tiêu không phải là đưa tất cả công việc lên tầng năm
Mục tiêu là bảo đảm công việc tầng năm không tiếp tục bị đẩy xuống cuối danh sách.
Áp dụng nguyên tắc bốn chuyển động
Với mỗi công việc đang chiếm thời gian, hãy đưa ra một trong bốn quyết định. Một: Bỏ. Nếu công việc không tạo ra giá trị, không đáp ứng nghĩa vụ cần thiết và không hỗ trợ mục tiêu, hãy dừng. Hai: Giao. Nếu người khác có thể làm với một tiêu chuẩn chấp nhận được, hãy ủy quyền.
Ba: Chuẩn hóa. Nếu công việc lặp lại, hãy tạo quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn hoặc công cụ để giảm thời gian xử lý. Bốn: Chặn lịch. Nếu đây là việc quan trọng và bắt buộc người chủ phải làm, hãy đưa nó vào một khung thời gian được bảo vệ. Không để những việc quan trọng chỉ tồn tại trong danh sách.
Danh sách chỉ cho biết các bạn muốn làm gì. Lịch làm việc mới cho biết khi nào việc đó thực sự được thực hiện.
Thiết kế “tuần mẫu” của người chủ
Người chủ không nên bắt đầu mỗi sáng bằng việc nhìn xem hôm nay có chuyện gì phát sinh. Hãy thiết kế một tuần mẫu. Tuần mẫu là cấu trúc thời gian lặp lại giúp những công việc quan trọng luôn có chỗ trên lịch. Một tuần mẫu có thể bao gồm năm nhóm thời gian.
Nhóm 1: thời gian chiến lược
Đây là thời gian suy nghĩ về tương lai doanh nghiệp.
Sử dụng để:
- Xem lại mục tiêu
- Phân tích các chỉ số
- Đánh giá cơ hội
- Nghiên cứu thị trường
- Ra quyết định
- Thiết kế kế hoạch 90 ngày
Thời gian chiến lược nên được đặt vào lúc người chủ có khả năng tập trung tốt nhất. Không dùng khoảng thời gian này để trả lời tin nhắn hoặc xử lý công việc thường ngày.
Nhóm 2: thời gian tăng trưởng
Dành cho những hoạt động trực tiếp mở rộng khả năng phát triển:
- Gặp khách hàng chiến lược
- Phát triển đối tác
- Xây dựng quan hệ giới thiệu
- Phát triển sản phẩm
- Xây dựng nhân hiệu
- Nghiên cứu cơ hội kinh doanh
Không nên để hoạt động tăng trưởng chỉ được thực hiện khi công việc vận hành đã xong. Công việc vận hành không bao giờ thực sự hết.
Nhóm 3: thời gian lãnh đạo
Dành cho:
- Họp điều hành
- Huấn luyện quản lý
- Phản hồi
- Đánh giá nhân sự
- Xử lý những điểm nghẽn liên phòng ban
- Phát triển người kế nhiệm
Nếu người chủ muốn đội ngũ trưởng thành nhưng không dành thời gian huấn luyện, mong muốn đó sẽ không trở thành kết quả.
Nhóm 4: thời gian xây dựng hệ thống
Mỗi tuần cần có thời gian để cải tiến ít nhất một phần trong doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa một quy trình
- Loại bỏ một bước thừa
- Xây dựng một báo cáo
- Thiết lập một chỉ số
- Xử lý nguyên nhân gốc của một sự cố
- Chuyển một kiến thức trong đầu người chủ thành tài liệu của doanh nghiệp
Nhóm 5: thời gian phục hồi
Người chủ không phải là một cỗ máy. Chất lượng quyết định phụ thuộc vào trạng thái thể chất và tinh thần. Thời gian dành cho nghỉ ngơi, vận động, gia đình, học tập và suy ngẫm không phải là phần thừa sau khi công việc đã xong. Đó là một phần của hệ thống duy trì năng lực lãnh đạo.
Một người kiệt sức rất khó đưa ra những quyết định sáng suốt trong thời gian dài.
Mẫu lịch một tuần của người chủ
Đây là một ví dụ để các bạn tham khảo và điều chỉnh theo thực tế.
Sáng thứ hai
Xem ba con số điều hành:
- Số tuần an toàn tiền mặt
- Khoảng cách doanh thu đến mục tiêu
- Biên lợi nhuận gộp
Sau đó tổ chức cuộc họp tuần để xác định ba ưu tiên, người chịu trách nhiệm và thời hạn.
Chiều thứ hai
Làm việc với đội ngũ lãnh đạo và xử lý các quyết định liên phòng ban.
Sáng thứ ba
Dành một khối thời gian tập trung cho chiến lược, sản phẩm hoặc một dự án tăng trưởng. Không nhận cuộc họp thông thường trong khoảng thời gian này.
Chiều thứ ba
Gặp khách hàng, đối tác hoặc thực hiện hoạt động phát triển doanh thu. THỨ TƯ
Tập trung cho đội ngũ:
- Huấn luyện quản lý
- Phỏng vấn nhân sự chủ chốt
- Đánh giá kết quả
- Xử lý những điểm nghẽn về con người
THỨ NĂM
Dành cho hệ thống và đổi mới:
- Cải tiến quy trình
- Ứng dụng công nghệ
- Xem lại dữ liệu
- Xây dựng công cụ quản trị
THỨ SÁU Đánh giá tuần: Kết quả nào đã đạt? Việc gì chưa hoàn thành? Điểm nghẽn nào xuất hiện? Bài học nào cần đưa vào hệ thống? Tuần sau cần ưu tiên điều gì? Đây không phải là một lịch cứng áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là mỗi loại công việc thiết yếu đều phải có vị trí rõ ràng.
Quy tắc hai khối tập trung mỗi ngày
Người chủ không cần tám giờ tập trung sâu mỗi ngày. Điều đó rất khó thực hiện trong môi trường điều hành. Nhưng các bạn nên bảo vệ ít nhất một hoặc hai khối thời gian tập trung. Mỗi khối có thể kéo dài từ sáu mươi đến chín mươi phút. Trong thời gian này:
Chỉ làm một việc. Tắt thông báo. Không mở các nhóm trò chuyện. Không nhận cuộc họp. Không trả lời những việc không thực sự khẩn cấp. Ví dụ, đừng ghi: “Làm chiến lược marketing.” Hãy ghi: “Hoàn thành quyết định về ba nhóm khách hàng ưu tiên và ngân sách cho quý tới.”
Kết quả càng rõ, khả năng hoàn thành càng cao. Hai khối chín mươi phút được bảo vệ tốt có thể tạo ra giá trị lớn hơn một ngày tám giờ liên tục bị gián đoạn.
Đừng để tin nhắn điều hành doanh nghiệp
Tin nhắn là công cụ giao tiếp, không phải hệ thống quản trị. Nếu mọi việc đều được giao trong nhóm trò chuyện, người chủ sẽ phải liên tục đọc để biết doanh nghiệp đang xảy ra chuyện gì. Thông tin quan trọng nhanh chóng bị trôi. Trách nhiệm không rõ ràng.
Không có thời hạn. Không có trạng thái. Không có dữ liệu để kiểm tra. Hãy quy định rõ: Việc nào được trao đổi qua tin nhắn? Việc nào phải đưa vào hệ thống quản lý công việc? Việc nào cần gọi điện? Trường hợp nào được coi là khẩn cấp? Ai có quyền liên hệ trực tiếp với người chủ?
Thông tin nào phải được tổng hợp thành báo cáo? Người chủ cũng nên chọn một số khung giờ cố định để xử lý tin nhắn và thư điện tử. Không nhất thiết phải mở tin nhắn sau mỗi vài phút. Nếu một vấn đề thực sự khẩn cấp, đội ngũ phải có một quy trình cảnh báo riêng.
Xác định lại thế nào là “khẩn cấp”
Trong doanh nghiệp thiếu hệ thống, mọi việc đều có thể được gọi là khẩn cấp. Khách hàng cần báo giá. Nhân viên xin duyệt. Nhà cung cấp cần xác nhận. Một đơn hàng giao chậm. Một nội dung sắp đến giờ đăng. Nếu việc gì cũng khẩn cấp, thực chất không có thứ tự ưu tiên.
Hãy thống nhất ba cấp độ.
Cấp độ một: khẩn cấp thực sự
Có nguy cơ gây thiệt hại lớn về con người, pháp lý, tài chính, khách hàng hoặc thương hiệu nếu không xử lý ngay.
Cấp độ hai: quan trọng nhưng có thể chờ
Cần xử lý trong ngày hoặc trong một khoảng thời gian đã xác định, nhưng không cần lập tức làm gián đoạn người chủ.
Cấp độ ba: công việc thông thường
Được đưa vào quy trình, danh sách hoặc cuộc họp phù hợp. Mục tiêu của việc phân cấp không phải để người chủ trốn tránh trách nhiệm. Mục tiêu là ngăn những việc thông thường liên tục phá vỡ thời gian dành cho các quyết định quan trọng.
Giảm thời gian họp
Họp là một trong những nơi thời gian của người chủ bị sử dụng nhiều nhất. Một cuộc họp có tám người kéo dài hai giờ không chỉ tốn hai giờ. Nó tiêu tốn tổng cộng 16 giờ làm việc của tổ chức.
Trước khi chấp nhận một cuộc họp, hãy hỏi:
- Mục tiêu của cuộc họp là gì?
- Cần đưa ra quyết định nào?
- Ai thực sự cần tham gia?
- Thông tin nào có thể gửi trước?
- Cuộc họp có thể rút xuống còn ba mươi phút không?
Có thể giải quyết bằng một báo cáo hoặc trao đổi ngắn không? Một cuộc họp tốt cần có: Nội dung gửi trước. Dữ liệu rõ ràng. Người chủ trì. Giới hạn thời gian. Quyết định cần đưa ra. Người chịu trách nhiệm. Thời hạn hoàn thành. Không nên dùng cuộc họp để đọc lại báo cáo mà mọi người có thể tự xem.
Cũng không nên để tất cả cuộc họp đều phụ thuộc vào người chủ. Hãy phát triển quản lý có khả năng chủ trì và chịu trách nhiệm.
Học cách nói “không”
Mỗi lời đồng ý là một phần thời gian đã được cam kết. Đồng ý tham gia một cuộc họp nghĩa là từ chối sử dụng khoảng thời gian đó cho một công việc khác. Đồng ý một dự án mới nghĩa là phải phân tán thêm sự tập trung. Đồng ý giúp mọi người giải quyết từng việc nghĩa là trì hoãn công việc quan trọng của chính mình.
Người chủ cần có bộ lọc trước mỗi lời mời hoặc cơ hội: Việc này có phục vụ mục tiêu 90 ngày không? Có bắt buộc tôi phải tham gia không? Nếu tôi không làm, ai có thể làm? Giá trị tiềm năng có tương xứng với thời gian không? Công việc nào sẽ bị trì hoãn nếu tôi đồng ý?
Có thể tham gia bằng một cách ít tốn thời gian hơn không? Nói “không” không có nghĩa là thiếu tôn trọng. Nó có nghĩa là các bạn đang tôn trọng những cam kết quan trọng hơn.
Ủy quyền thời gian, không chỉ ủy quyền công việc
Khi ủy quyền, người chủ thường chỉ nghĩ đến việc giao một nhiệm vụ. Nhưng mục tiêu sâu hơn là giải phóng thời gian có chất lượng cao. Hãy liệt kê những công việc lặp lại từ hai lần mỗi tuần trở lên. Với mỗi công việc, xác định: Kết quả cần đạt. Người có thể tiếp nhận.
Năng lực còn thiếu. Quy trình cần xây dựng. Quyền hạn cần trao. Thời điểm kiểm tra. Khi nhân viên mới tiếp nhận, người chủ có thể chưa tiết kiệm được thời gian ngay. Thậm chí, giai đoạn đầu còn phải dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn. Nhưng đó là khoản đầu tư.
Tự làm giúp tiết kiệm thời gian trong hôm nay. Huấn luyện người khác giúp tiết kiệm thời gian trong nhiều tháng và nhiều năm. Nếu một công việc được thực hiện 200 lần mỗi năm, việc dành vài giờ chuẩn hóa và đào tạo là một khoản đầu tư rất có giá trị.
Đừng xếp kín 100% lịch làm việc
Một sai lầm phổ biến là lấp đầy toàn bộ lịch. Từ sáng đến chiều, các cuộc họp được xếp liên tục. Không có thời gian di chuyển. Không có thời gian chuẩn bị. Không có thời gian suy nghĩ. Không có khoảng trống cho tình huống phát sinh. Đối với người chủ doanh nghiệp, lịch không nên được sử dụng hết 100%.
Hãy dành một phần thời gian làm vùng đệm.
Vùng đệm được sử dụng cho:
- Sự cố thực sự
- Quyết định phát sinh
- Cuộc trao đổi quan trọng
- Công việc kéo dài hơn dự kiến
- Thời gian chuẩn bị và suy ngẫm
Nếu không có vùng đệm, chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể làm toàn bộ kế hoạch trong ngày sụp đổ. Khoảng trống trong lịch không phải là thời gian lãng phí. Đó là năng lực phản ứng của người lãnh đạo.
Quản lý năng lượng trước khi quản lý từng phút
Không phải mọi giờ trong ngày đều có chất lượng giống nhau. Có thời điểm các bạn suy nghĩ rất rõ. Có thời điểm phù hợp để giao tiếp. Có thời điểm năng lượng xuống thấp và chỉ nên xử lý những việc đơn giản.
Hãy theo dõi trong hai tuần:
- Thời điểm nào các bạn tập trung tốt nhất?
- Thời điểm nào phù hợp để họp?
- Hoạt động nào làm tăng năng lượng?
- Hoạt động nào khiến các bạn kiệt sức?
Sau đó, phân bổ công việc phù hợp. Đặt chiến lược và quyết định quan trọng vào khoảng thời gian có chất lượng suy nghĩ tốt nhất. Đặt công việc hành chính vào thời gian năng lượng thấp hơn. Không dùng giờ tốt nhất trong ngày để xử lý tin nhắn và việc sự vụ.
Đồng thời, hãy bảo vệ những nền tảng duy trì năng lượng:
- Giấc ngủ
- Vận động
- Ăn uống
- Thời gian với gia đình
- Khoảng nghỉ
- Thời gian học tập
Một người chủ làm việc liên tục nhưng suy giảm khả năng ra quyết định có thể tạo ra rủi ro lớn hơn giá trị mình đang cố gắng tạo thêm.
Xây dựng một “ngày không họp”
Nếu điều kiện doanh nghiệp cho phép, hãy thử thiết kế ít nhất nửa ngày hoặc một ngày mỗi tuần không có cuộc họp thông thường.
Khoảng thời gian này dành cho:
- Suy nghĩ chiến lược
- Viết kế hoạch
- Phân tích dữ liệu
- Thiết kế hệ thống
- Học tập
- Ra những quyết định quan trọng
Một người chủ luôn bị chia nhỏ thời gian thành các khoảng mười lăm hoặc ba mươi phút sẽ rất khó xử lý những vấn đề cần tư duy sâu. Doanh nghiệp không chỉ cần tốc độ phản hồi. Doanh nghiệp còn cần chất lượng suy nghĩ của người lãnh đạo.
Bảng điều hành thời gian của người chủ
Mỗi tuần, các bạn có thể theo dõi tám chỉ số:
- Một: Tổng số giờ làm việc
- Hai: Số giờ dành cho vai người chủ
- Ba: Số giờ dành cho công việc quản lý
- Bốn: Số giờ dành cho việc thực thi
- Năm: Số khối tập trung đã hoàn thành
- Sáu: Số cuộc họp không tạo ra quyết định
- Bảy: Số công việc đã ủy quyền hoặc chuẩn hóa
- Tám: Số lần lịch bị gián đoạn bởi những việc không thực sự khẩn cấp
- Đừng chỉ đo tổng số giờ làm việc
Một người làm 60 giờ mỗi tuần chưa chắc hiệu quả hơn người làm 45 giờ. Hãy đo cơ cấu thời gian và giá trị được tạo ra. Ví dụ: Mục tiêu của tuần là dành 30% thời gian cho chiến lược và tăng trưởng. Nhưng thực tế chỉ đạt 8%. Đây là một khoảng cách cần xử lý.
Nguyên nhân có thể là: Có quá nhiều cuộc họp. Chưa ủy quyền. Thiếu người quản lý. Không có quy trình báo cáo. Người chủ chưa bảo vệ lịch. Sự cố lặp lại quá nhiều. Khi đã biết nguyên nhân, các bạn có thể cải thiện hệ thống thay vì chỉ tự nhắc mình “tuần sau phải cố gắng sắp xếp thời gian tốt hơn”.
Quy trình 30 ngày giành lại quyền kiểm soát thời gian
Tuần thứ nhất: đo lường
Ghi lại toàn bộ thời gian. Phân loại theo ba vai. Xác định những việc gây gián đoạn. Thống kê số cuộc họp. Tìm năm công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
Tuần thứ hai: loại bỏ và bảo vệ
Dừng những cuộc họp không cần thiết. Rời những nhóm thông tin không liên quan. Thiết lập hai khối tập trung mỗi ngày. Đưa thời gian chiến lược vào lịch. Tạo vùng đệm.
Tuần thứ ba: ủy quyền và chuẩn hóa
Chọn ba công việc lặp lại để ủy quyền. Viết tiêu chuẩn đầu ra. Lựa chọn người tiếp nhận. Thiết lập quyền hạn và thời điểm kiểm tra.
Tuần thứ tư: ổn định hệ thống
Thiết kế tuần mẫu. Thống nhất nguyên tắc liên lạc khẩn cấp. Chuẩn hóa cuộc họp tuần. Đo lại cơ cấu thời gian. So sánh với tuần đầu tiên. Sau 30 ngày, mục tiêu không phải là có một lịch hoàn hảo. Mục tiêu là người chủ bắt đầu kiểm soát được thời gian thay vì liên tục bị thời gian kéo đi.
Mẫu lập kế hoạch tuần của người chủ
Mục tiêu quan trọng nhất trong tuần
Kết quả số 1: ……………………… Kết quả số 2: ……………………… Kết quả số 3: ………………………
Hai quyết định chỉ người chủ có thể đưa ra
Quyết định số 1: ……………………… Thời hạn: ……………………… Quyết định số 2: ……………………… Thời hạn: ………………………
Ba khối thời gian phải bảo vệ
Khối chiến lược: ……………………… Khối tăng trưởng: ……………………… Khối xây dựng đội ngũ hoặc hệ thống: ………………………
Ba công việc sẽ ủy quyền
Công việc số 1: ……………………… Người tiếp nhận: ……………………… Công việc số 2: ……………………… Người tiếp nhận: ……………………… Công việc số 3: ……………………… Người tiếp nhận: ………………………
Ba việc sẽ dừng
Việc số 1: ……………………… Việc số 2: ……………………… Việc số 3: ………………………
Vùng đệm cho việc phát sinh
Thời gian dự phòng: ………………………
Thời gian dành cho sức khỏe và gia đình
Khung thời gian được bảo vệ: ………………………
Đánh giá cuối tuần
Tôi đã hoàn thành bao nhiêu trong ba kết quả quan trọng? Bao nhiêu phần trăm thời gian dành đúng vai người chủ? Việc gì đã lấy mất nhiều thời gian nhất? Việc gì cần được loại bỏ, ủy quyền hoặc chuẩn hóa trong tuần tới?
Năm câu hỏi mỗi sáng
Trước khi mở tin nhắn, hãy trả lời năm câu hỏi:
- Một: Kết quả quan trọng nhất tôi phải hoàn thành hôm nay là gì?
- Hai: Việc nào chỉ tôi mới có thể làm?
- Ba: Việc nào tôi không nên trực tiếp thực hiện?
- Bốn: Khoảng thời gian nào cần được bảo vệ?
- Năm: Điều gì có thể khiến tôi mất tập trung và tôi sẽ kiểm soát nó bằng cách nào?
Chỉ cần năm phút trả lời những câu hỏi này, các bạn sẽ bắt đầu ngày mới bằng sự chủ động thay vì phản ứng.
Ba câu hỏi cuối ngày
Cuối ngày, hãy tự hỏi: Tôi đã tạo ra kết quả hay chỉ xử lý công việc? Tôi đã làm đúng vai người chủ hay lại trở thành nhân viên của chính mình? Hôm nay có việc gì lặp lại cần được đưa vào hệ thống? Câu hỏi cuối cùng đặc biệt quan trọng. Mỗi sự cố được đưa vào hệ thống sẽ giảm khả năng nó tiếp tục chiếm thời gian của người chủ trong tương lai.
Mục tiêu cuối cùng của quản lý thời gian
Mục tiêu không phải là biến lịch làm việc thành một khuôn mẫu cứng nhắc. Cũng không phải là cố gắng kiểm soát từng phút. Kinh doanh luôn có biến động. Người chủ vẫn cần linh hoạt. Nhưng linh hoạt không có nghĩa là để mọi việc tùy ý chiếm lấy lịch.
Mục tiêu của quản lý thời gian là:
- Những việc quan trọng luôn có thời gian
- Những việc không quan trọng không được phép chiếm quá nhiều thời gian
- Những việc có thể giao phải được chuyển cho đúng người
- Những việc lặp lại phải được xây thành hệ thống
- Sức khỏe, gia đình và khả năng phục hồi không bị hy sinh vô thời hạn
Người chủ có đủ khoảng trống để suy nghĩ và ra quyết định.
Nếu chỉ nhớ ba điều
Thứ nhất, lịch làm việc của người chủ phản ánh chiến lược thật của doanh nghiệp. Điều gì không xuất hiện trên lịch thường sẽ không được thực hiện một cách ổn định. Thứ hai, quản lý thời gian không phải là làm được nhiều việc hơn. Đó là loại bỏ, ủy quyền và chuẩn hóa để tập trung vào những công việc có giá trị cao nhất.
Thứ ba, người chủ phải bảo vệ thời gian cho chiến lược, tăng trưởng, đội ngũ, hệ thống và khả năng phục hồi. Đừng để tất cả thời gian bị những việc khẩn cấp nhưng giá trị thấp chiếm mất. Ngay sau bài này, hãy mở lịch tuần tới. Xóa một cuộc họp không cần thiết.
Ủy quyền một công việc đang lặp lại. Chặn một khối chín mươi phút cho chiến lược. Và đặt một khoảng thời gian dành cho sức khỏe hoặc gia đình mà các bạn cam kết không thay đổi. Đừng nói rằng các bạn không có thời gian. Hãy nhìn vào lịch và hỏi: “Thời gian của tôi đang được đầu tư cho tương lai, hay chỉ đang được sử dụng để cứu chữa hiện tại?”
Người chủ không thể tạo thêm giờ trong một ngày. Nhưng các bạn có thể làm tăng giá trị của từng giờ. Khi người chủ kiểm soát được thời gian, doanh nghiệp mới có cơ hội thoát khỏi sự phụ thuộc vào người chủ. Nếu nội dung này hữu ích, hãy chia sẻ với một chủ doanh nghiệp đang bận rộn từ sáng đến tối nhưng vẫn chưa có thời gian xây dựng tương lai cho công ty.
Xem thêm một tuần của chủ doanh nghiệp nên trông như thế nào — bài dựng khung lịch tuần chi tiết, và mẫu giao việc cho nhân viên để phần ủy quyền trong bài này làm được ngay. Công cụ xếp lịch tuần theo ma trận thời gian có tại doanquangthang.vn/168.
Bài tự chấm mười câu dành cho chủ doanh nghiệp: doanquangthang.vn/tai-lieu.