Trả lời ngắn: Một tuần lành mạnh của chủ doanh nghiệp có ba khối rõ ràng: giờ XÂY (hệ thống, con người, chiến lược), giờ LÀM (việc chỉ bạn làm được lúc này), và giờ TRỐNG để xử lý phát sinh. Ai không chia khối thì cả tuần sẽ tự động trôi hết về giờ LÀM.
Điểm chốt
- Lịch tuần nói thật hơn mọi lời tuyên bố về ưu tiên.
- Giờ XÂY phải đặt vào lịch trước, vì nó không bao giờ tự khẩn cấp.
- Chừa sẵn giờ trống cho phát sinh — nếu không, phát sinh sẽ ăn vào giờ XÂY.
- Đếm giờ thật một tuần trước khi thay đổi bất cứ điều gì.
Bạn đang bán giờ cho công ty của chính mình?
Có một bài tập tôi hay đề nghị chủ doanh nghiệp làm: mở lịch tuần vừa rồi ra, tô hai màu — màu thứ nhất cho việc XÂY, màu thứ hai cho việc LÀM. Kết quả thường khiến chính họ ngạc nhiên: phần lớn tuần là màu LÀM, và những khối XÂY ít ỏi thì đã bị dời hoặc hủy.
Việc XÂY là những việc mà sau khi làm xong, công ty chạy tốt hơn kể cả khi bạn vắng mặt: viết quy trình, huấn luyện người, dựng hệ thống đo lường, làm việc với đối tác chiến lược. Việc LÀM là những việc phải làm lại mỗi tuần.
Vì sao lịch luôn trôi về giờ LÀM
Vì việc LÀM có ba đặc điểm rất mạnh: luôn khẩn cấp, luôn có người nhắc, và làm xong thấy nhẹ người ngay lập tức. Việc XÂY thì ngược lại — không ai nhắc, kết quả đến chậm, bỏ một tuần cũng chẳng ai biết.
Quan điểm của tôi là: đây không phải vấn đề ý chí. Ai cũng thua cuộc chiến này nếu không dựng hàng rào bảo vệ trước bằng lịch.
Ba khối cho một tuần
Khối XÂY — hai đến ba buổi cố định. Đặt vào khung giờ tỉnh táo nhất trong ngày, không phải giờ thừa cuối buổi chiều. Coi như cuộc hẹn với khách quan trọng nhất: không dời, không nhận cuộc gọi.
Khối LÀM — phần lớn thời gian còn lại. Gom việc cùng loại vào cùng buổi: duyệt giấy tờ một buổi, gặp khách một buổi, xử lý nội bộ một buổi. Chuyển qua lại giữa các loại việc tốn nhiều năng lượng hơn ta tưởng.
Khối TRỐNG — khoảng 20% tuần. Không lên lịch gì. Đây là chỗ hứng phát sinh. Không chừa trống thì mọi phát sinh sẽ ăn vào khối XÂY, vì đó là khối duy nhất không có ai đòi.
Ba việc làm cho lịch chắc hơn
- Một ngày không họp trong tuần. Cả đội cùng biết để không đặt lịch vào ngày đó.
- Giờ mở cửa cho nhân viên. Hai khung cố định mỗi tuần để hỏi việc — thay vì hỏi bất cứ lúc nào, làm vỡ mọi khối.
- Xem lại lịch chiều thứ Sáu, mười phút. Tuần tới khối XÂY nằm ở đâu, ai đang chiếm giờ của bạn nhiều nhất.
Việc tuần này
Không thay đổi gì trong tuần này. Chỉ làm một việc: cuối mỗi ngày, ghi lại bạn đã dùng bao nhiêu giờ cho XÂY và bao nhiêu giờ cho LÀM. Cuối tuần cộng lại. Con số thật đó là điểm xuất phát — và với hầu hết mọi người, chỉ riêng việc nhìn thấy nó đã đủ tạo ra thay đổi cho tuần sau.
Kết luận
Bạn không thể vừa là người làm nhiều nhất vừa là người xây nhiều nhất trong công ty. Chọn tỷ lệ giữa hai vai đó — và chọn bằng lịch, không bằng ý định.
Bài liên quan: Bạn là chủ doanh nghiệp, hay người làm thuê chăm chỉ nhất công ty? · 30 dấu hiệu doanh nghiệp phụ thuộc người chủ · 4 cấp độ ủy quyền
Đọc thêm trong chuyên mục Tư duy Chủ doanh nghiệp → hoặc đặt một buổi trao đổi với tôi.