Cuối năm nhìn đâu cũng thấy tín hiệu tốt. Đơn hàng nhiều hơn, khách mua sắm nhiều hơn, các con số trên báo cáo đẹp hơn mọi quý khác trong năm, và không khí trong công ty cũng phấn chấn hơn hẳn.
Nhưng theo quan sát của tôi, đây cũng chính là quý mà nhiều doanh nghiệp hụt tiền nhất. Nghịch lý này không hề mâu thuẫn, bởi doanh thu và tiền mặt là hai thứ khác nhau, và khoảng cách giữa chúng luôn giãn rộng nhất vào ba tháng cuối năm.
Ba khoản hay làm vỡ kế hoạch
Thứ nhất là công nợ khách hàng dồn về cuối năm. Khách của mình cũng đang căng tiền như mình, nên lịch trả bị đẩy lùi một cách rất lịch sự: hẹn sau khi thu được khoản kia, hẹn sau đợt quyết toán, hẹn ra Tết. Doanh thu ghi nhận trên sổ tháng 11 có thể mãi tháng 2 năm sau mới thực sự về tài khoản.
Thứ hai là chi phí thưởng và tổng kết. Đây là khoản gần như không hoãn được, và thường lớn hơn dự tính vì cộng dồn rất nhiều thứ nhỏ: thưởng cho nhân viên, quà cho khách hàng và đối tác, tiệc tất niên, chi phí đi lại thăm hỏi cuối năm. Từng khoản một đều hợp lý, cộng lại thì vượt xa con số ban đầu người chủ hình dung.
Thứ ba là hàng tồn mua theo cảm hứng mùa vụ. Nhập nhiều vì tin rằng cuối năm sẽ bán mạnh, nhưng nếu bán không hết thì tiền nằm lại trong kho suốt kỳ nghỉ Tết — đúng vào giai đoạn doanh nghiệp cần tiền nhất mà nguồn thu lại chậm nhất.
Dự báo mười ba tuần và ba kịch bản
Cách duy nhất để không bị bất ngờ là lập dự báo dòng tiền mười ba tuần, tức trọn một quý, chứ không phải nhìn số dư tài khoản hiện tại rồi ước chừng. Bảng dự báo này không cần phức tạp: mỗi tuần một cột, dòng trên là tiền chắc chắn thu, dòng dưới là tiền bắt buộc phải chi.
Rồi dựng ba kịch bản trên cùng bảng đó: khách thu đúng hạn, khách thu chậm ba mươi ngày, khách thu chậm sáu mươi ngày. Nhìn vào kịch bản xấu nhất, người chủ sẽ thấy ngay tuần nào tiền chạm đáy, và từ đó biết quyết định nào phải chốt sớm.
Nếu doanh nghiệp chưa từng làm việc này, có thể bắt đầu từ chỉ số cơ bản nhất là số tuần an toàn tiền mặt — tôi đã viết chi tiết cách tính trong bài ba con số chủ doanh nghiệp phải thuộc trước sáng thứ Hai.
Bốn việc để đến tháng 12 mới quyết là đã muộn
Hạn mức tín dụng. Làm việc với ngân hàng cần thời gian, và hồ sơ nộp vào tháng 12 thường rơi đúng mùa cao điểm của chính ngân hàng. Xin hạn mức khi chưa cần bao giờ cũng dễ hơn xin khi đã cần.
Chính sách đặt cọc. Thay đổi điều khoản thanh toán với khách hàng là việc phải báo trước, thương lượng và ghi vào hợp đồng mới. Áp dụng từ đầu quý thì còn kịp tác động đến dòng tiền của chính quý đó.
Mức nhập hàng. Quyết định nhập bao nhiêu phải dựa trên số liệu bán hàng cùng kỳ năm trước và tốc độ quay vòng thực tế, không dựa trên cảm giác lạc quan của tháng 10.
Quy mô quỹ thưởng. Con số này nên được xác định dựa trên dòng tiền dự báo, không dựa trên doanh thu. Một quỹ thưởng tính theo doanh thu tháng 11 có thể trở thành gánh nặng nếu đến tháng 1 tiền vẫn chưa về.
Điều cần nhớ khi nhìn báo cáo tháng 12
Doanh thu đẹp mà tiền cạn thì vẫn là một quý thất bại, chỉ có điều thất bại đó xuất hiện chậm hơn và ẩn dưới những con số trông rất tốt. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra điều này vào tháng Giêng, khi đơn hàng chững lại còn các khoản phải chi thì vẫn đến đúng hạn.
Tiền mặt mới là thứ giữ cho doanh nghiệp đi qua được tháng Giêng. Và nếu công ty đang ở tình trạng có lãi trên sổ sách mà vẫn phải xoay tiền trả lương, nguyên nhân thường nằm ở những chỗ tôi đã liệt kê trong bài có lãi trên giấy mà vẫn thiếu tiền mặt.