Trả lời ngắn: Lãi là con số kế toán, tiền mặt là thứ trả lương. Hai cái lệch nhau vì tiền của bạn đang nằm ở ba chỗ: khách nợ, hàng tồn, và những khoản bạn chi trước khi thu. Rà ba chỗ đó trong một buổi là thấy tiền đang kẹt ở đâu.
Điểm chốt
- Lãi ghi nhận khi xuất hóa đơn; tiền về khi khách trả — khoảng cách đó là chỗ công ty nhỏ hay chết.
- Ba chỗ kẹt tiền phổ biến: công nợ, tồn kho, chi trước thu sau.
- Theo dõi dòng tiền theo tuần, không theo tháng.
- Bảng 13 tuần là công cụ đơn giản nhất để không bị bất ngờ.
“Sổ sách báo lãi mà tài khoản thì cạn”
Đây là một trong những câu tôi nghe nhiều nhất từ chủ doanh nghiệp đang tăng trưởng. Nghịch lý là công ty càng bán được nhiều, tình trạng này càng dễ xảy ra — vì mỗi đơn hàng mới thường đòi bạn bỏ tiền ra trước rồi mới thu về sau.
Quan điểm của tôi là: lợi nhuận là ý kiến, tiền mặt là sự thật. Bạn có thể tranh luận về cách ghi nhận doanh thu hay khấu hao, nhưng không tranh luận được với số dư tài khoản ngày trả lương.
Ba chỗ tiền hay kẹt
1. Khách nợ. Bạn đã giao hàng, đã ghi doanh thu, nhưng tiền còn ở chỗ khách. Con số cần biết: trung bình bao nhiêu ngày từ lúc xuất hóa đơn đến lúc tiền về, và khoản nợ nào đang quá hạn lâu nhất.
2. Hàng tồn. Tiền đã biến thành hàng nằm trong kho. Cần biết: hàng nào nằm quá lâu, và bao nhiêu phần trăm giá trị kho là hàng không bán được trong quý tới.
3. Chi trước thu sau. Lương, thuê mặt bằng, tạm ứng cho nhà cung cấp, chi phí triển khai dự án — tất cả ra khỏi tài khoản trước khi khách trả. Với mô hình dự án, đây thường là chỗ nặng nhất.
Bảng 13 tuần — công cụ đủ dùng
Kẻ một bảng có 13 cột, mỗi cột một tuần. Bốn dòng: tiền đầu tuần · tiền dự kiến thu · tiền dự kiến chi · tiền cuối tuần. Điền bằng những khoản bạn thực sự biết, phần chưa chắc thì ghi theo mức thận trọng.
Ba tháng là khoảng nhìn vừa đủ: đủ xa để kịp xoay xở, đủ gần để con số còn đáng tin. Cập nhật mỗi tuần một lần, mất khoảng mười lăm phút khi đã quen.
Giá trị lớn nhất của bảng này không phải độ chính xác, mà là bạn nhìn thấy tuần nào sắp căng — từ sáu tuần trước, khi còn nhiều lựa chọn.
Bốn việc làm ngay khi thấy sắp căng
- Gọi thu nợ quá hạn trước. Đây là tiền của bạn, và thường là nguồn nhanh nhất.
- Đàm phán lại kỳ hạn với nhà cung cấp. Nói sớm khi chưa trễ, uy tín còn nguyên nên dễ được đồng ý.
- Thay đổi điều khoản thanh toán cho đơn mới. Tạm ứng cao hơn, hoặc chia mốc thanh toán theo tiến độ giao.
- Hoãn khoản chi chưa sinh ra tiền. Phân biệt rõ khoản chi giúp bán được hàng và khoản chi chỉ làm mọi thứ đẹp hơn.
Ba thói quen giữ dòng tiền khỏe
- Xem số dư và công nợ mỗi tuần, cùng một khung giờ, kể cả khi đang ổn.
- Ghi rõ điều khoản thanh toán trong báo giá, đừng để đến lúc đòi mới bàn.
- Tách quỹ dự phòng đủ chi phí vận hành một khoảng thời gian bạn thấy an tâm, và không đụng vào cho việc mở rộng.
Việc tuần này
Mở sổ và lấy ba con số: tổng khách đang nợ · khoản nợ quá hạn lâu nhất là bao nhiêu ngày · số dư hiện tại chia cho chi phí trung bình mỗi tháng. Ba con số này mất chừng ba mươi phút để lấy, và chúng cho bạn biết ngay công ty đang khỏe hay đang gồng.
Bài viết chia sẻ kinh nghiệm quản trị vận hành, không phải tư vấn tài chính hay kế toán. Với quyết định lớn, hãy làm việc cùng kế toán hoặc cố vấn tài chính của bạn.
Kết luận
Doanh nghiệp hiếm khi đóng cửa vì hết lãi; chúng đóng cửa vì hết tiền mặt vào đúng ngày phải trả lương. Nhìn dòng tiền theo tuần và biết tiền đang kẹt ở đâu — đó là phần quản trị mà không ai làm thay người chủ được.
Bài liên quan: Chọn 5 chỉ số đầu tiên cho công ty nhỏ · Kế hoạch 90 ngày cho doanh nghiệp nhỏ · 30 dấu hiệu doanh nghiệp phụ thuộc người chủ
Đọc thêm trong chuyên mục Chiến lược & Tăng trưởng → hoặc đặt một buổi trao đổi với tôi.